Hoy comenzaré a explicar cada uno de los pasos o fases de las que se compone el método GTD® de organización personal. Como visteis en el post ‘Método GTD®. 0 | Introducción.’, el método se desarrolla a lo largo de 5 fases. Si no lo habéis leído os invito a leerlo antes de comenzar, allí tenéis un pequeño resumen del método.
1. Recopilar.
2. Procesar.
3. Organizar.
4. Revisar.
5. Hacer.
El fin de la recopilación es recoger todo los que requiere nuestra atención, ya sea una idea, un papel, una tarea que tengamos que hacer, un pensamiento, un documento que nos han dejado en la mesa, todo, cualquier cosa que requiera nuestra atención y no esté en el lugar donde debería estar, para ponerla en un recipiente adecuado y sacarlo de nuestra mente.
Ese ‘recipiente o bandeja de entrada’ puede ser una bandeja física que tendremos en el escritorio o mesa de oficina, una libreta, un bloc de notas, el móvil (fotografía o nota de audio), la bandeja de entrada del correo electrónico o de un programa como EVERNOTE desde tu móvil. Cualquier cosa que nos permita recopilar cualquier papel, nota, paquete, objeto, documento o idea que nos surja debe ser recopilada.
Más adelante, en la siguiente fase, lo procesaremos para ver qué hacemos con ello, pero en este primer paso sólo lo recopilaremos y lo pondremos en la bandeja de entrada adecuada. No es el momento de hacer nada con esa ‘cosa’ sólo mantenerla en una bandeja de entrada adecuada.
La recopilación puede llegar a ser un estado de reflexión acerca de todos y cada uno de los asuntos en los que tenemos algo que ver. Cualquier tema por pequeño que sea que nos ocupa la mente y nos consume energía, desde comprar nuevas bombillas para el salón hasta reformar la casa o mejorar mi forma física, deberíamos anotarlo y dejarlo en nuestra bandeja de entrada a la espera de ser recopilado. Esta es una forma de ‘quitarlo de la mente’ y reducir el estrés interno que genera cualquier cosa que está incompleta. El hábito de la recopilación nos hará sentirnos mucho mejor y tener la sensación de tener el control sobre nuestro trabajo y nuestra vida, además de ayudarnos a ser mucho más productivos y eficaces.
TIPOS DE BANDEJA DE ENTRADA.
Esto es algo muy personal, y dependerá mucho de cada persona y sus gustos personales. Se podrán utilizar bandejas de entrada de lo que llaman ‘alta tecnología’, como por ejemplo EVERNOTE (hablaremos de ella más adelante), o de ‘baja tecnología’ como una simple libreta.
Eso sí, tendremos que las suficientes bandejas de entrada como para poder tener una a mano siempre con nosotros pero no tantas como para complicar el procesamiento posterior.
Yo combino ambas posibilidades, y aunque gusta más tener una libreta siempre a mano para anotar cualquier cosa, también utilizo la cámara de fotos del teléfono móvil para capturar momentos o imágenes que me interesan, o me envío un email a mi bandeja de entrada de correo (ya sea personal o de trabajo) o simplemente lo anoto en una libreta.
En el trabajo:
1. Bandeja de entrada física.
Es la típica bandeja metálica o de plástico de oficina.
Aquí pongo todo lo que me dejan encima de la mesa, papeles, notas, cajas, objetos o incluso los post it con recordatorios de tareas que hacer, los deposito allí (en vez de llenar la pantalla con cientos de ellos…;)). Puedes habilitar un espacio cercano para dejar cajas o paquetes grandes que por su volumen no caben en esa bandeja.
2. Libreta de notas.
Poco más que decir de esta bandeja de entrada. El cómo gestionar el correo electrónico merece unos cuantos post a parte pero no deja de ser otra bandeja de entrada más y para mucha gente la más importante. Podemos recibr correos de otros remitentes o enviarnos nosotros mismos un correo como nota. Es muy versátil y lo podemos hacer desde cualquier lado sólo con tu teléfono móvil. Mal gestionado es una fuente de estrés muy grande pero bien gestionado nos ayudará a ser mucho más eficaces y productivos.
4. Cuaderno de notas para las reuniones.
Para las reuniones utilizo un cuaderno de notas diferente, de mejor calidad, normalmente de la marca MOLESKINE® (para mí de las mejores) y cuando acabo la deposito en la bandeja de entrada física para luego procesar todas las notas que he tomado.
Asuntos / Proyectos personales, blog, casa, etc.:
1. Bandeja de entrada Física.Con la misma función que la que utilizo en el trabajo.
2. Libreta que siempre llevo conmigo.
Siempre me gusta llevar encima una libreta pequeña y manejable en la que poder tomar notas en cualquier lugar. (Importante adjuntarle un bolígrafo o lápiz...;)).
3. Memoria USB.
Es algo muy útil cuando no se dispone de acceso a internet y tienes que guardar algo para llevartelo desde un ordenado que no es el tuyo. yo llevo una llave USB que me hace esa función y siempre va conmigo junto con mis llaves habituales.
4. Libreta grande para notas grandes, ideas, proyectos.
5. EVERNOTE.
Evernote es una herramienta muy útil para tener todos tus archivos en orden y que te permite infinidad de posibilidades para gestionar tus tareas y proyectos. La recomiendo.
Estoy empezando a migrar todo lo relacionado con mi blog a Evernote para tener un sólo acceso a todos mis archivos y artículos. También la utilizo para tomar notas desde el móvil. Hablaré de la aplicación en próximos artículos.
Siempre hay que simplificar al máximo la cantidad de lugares que posteriormente tendremos que procesar para hacer mucho más dinámico el siguiente paso, pero no reducirlos de tal manera que perdamos oportunidades de guardar información por no tener las bandejas de entrada adecuadas.
No hay que confundir las bandejas de entrada con las libretas o lugares donde se anotan las diferentes listas de tareas, de proyectos, de algún día tal vez,listas de control, etc., y aunque pueden ser la misma libreta dividida en apartados, yo no recomiendo esta opción.
¿Estás listo para comenzar a recopilar todo tu mundo?. Hazlo y cuéntame como te sientes al terminar. Es más fácil de lo que parece, inténtalo.
Compártelo con tu gente y ayúdales a mejorar su productividad.
Un abrazo.
Carlos.
Imágenes: help.evernote.com, @carlosantoran.