Reuniones eficaces

La eficacia de una reunión es inversamente proporcional al número de participantes. - Lane Kirkland-

Convocar una reunión y que sea un éxito no es tan difícil. A continuación te doy las claves para hacerlo.

Conocemos una reunión como un conjunto de personas reunidas con un propósito. Otras veces, la conocemos como un periodo de tiempo en el que ni puedo trabajar ni puedo avanzar, vamos, una absoluta pérdida de tiempo. Pero, ¿de qué depende de que una reunión sea eficaz?



Desarrollamos una parte muy importante de nuestra jornada laboral asistiendo a reuniones. Esas reuniones sirven o deberían servir para poner en común temas o para avanzar proyectos. 

En algunas, saldrás con tareas por hacer y otras habrás salido indemne. Algunas son útiles, pero en cambio otras no sirven para nada.

Claves para convocar una reunión con éxito

Si necesitas convocar una reunión para tratar algún tema en concreto debes tener claras varias cuestiones:

Qué

Ten claro el objeto de la reunión. Reunirse para tratar temas confusos o poco desarrollados no invita a la colaboración. Intenta que el título de la reunión sea conciso e indique el tema central sobre el que girará el meeting. Si todos lo tienen claro, todo resultará más fácil y las ideas que puedan aportan los invitados serán más concretas.

Quién

A quién convocar. Convoca sólo a las personas que realmente sean necesarias para el buen funcionamiento y desarrollo de la reunión. Ni más ni menos. Si sólo quieres que asista alguien para algún punto en concreto, házselo saber para que libere ese espacio de tiempo en su agenda. Ajusta el número de participantes al máximo. Las intervenciones serán más fluidas y rápidas y habrá menos interrupciones.

Cuándo

El cuándo convocar una reunión dependerá, la mayoría de las veces, de la disponibilidad de los asistentes. Chequea la agenda de cada uno antes de establecer la reunión para no tener que cambiarla de hora y fecha continuamente. Si en vuestra organización utilizáis alguna aplicación de correo que lo permita, como Outlook, chequea esto y manda una convocatoria a cada asistente.

Cuánto

La duración de una reunión es algo que parece difícil de resolver pero no es así. Tu tienes el poder de decidir cuánto quieres que dure. Establece un horario de inicio y otro de final de la reunión y respétalo, siempre. Si se ha acabado el tiempo, deberás, la próxima vez, ajustar mejor la agenda, pero procura amoldarte al tiempo disponible. 


Por varias razones: primero porque quizá la sala esté reservada por otra persona a continuación y de esta manera evitas robar tiempo a tu compañero y otra porque ganarás credibilidad en tus convocatorias ya que las agendas de los demás se verán afectadas si tu te excedes en el tiempo estimado.

Dónde

Revisa que la capacidad de la sala de reuniones es suficiente como para albergar a todos los convocados. Parece obvio pero no siempre se revisa; me he encontrado meetings en los que estábamos como sardinas en lata.

Antes de la reunión

Si eres el que la convoca:

Envía a todos los asistentes una agenda de la reunión y si necesitan algún otro documento para el seguimiento de la misma, no olvides hacerlo llegar. Puede ser como adjunto en la convocatoria de la reunión, sea por email, a través de Outlook, etc.

Prepara bien los puntos a tratar. Lo que vas a decir y cómo vas a conducir la reunión. Llevar bien preparada la reunión evitará pérdidas de tiempo innecesarias y podrás conducirla más eficientemente.

Si eres asistente:

Marca en tu lista de acciones el revisar la agenda y los documentos adjuntos antes de cada reunión. Te ayudará a enfocarte en el tema a tratar. Haz anotaciones de lo que quieres aportar para que no se te escape nada.

Durante la reunión

Lleva un registro escrito de los puntos clave de la reunión. Anota frases claras y cortas. Si puedes anotar quién lo ha dicho mucho mejor.

Anota y procura que queden bien marcadas aquellas tareas que se te hayan asignado durante la reunión para después procesarlas correctamente. Yo utilizo una flecha > para marcarlas y durante el procesamiento puedo distinguirlas de un simple vistazo.

Evita todas las distracciones posibles. Es común que mientras está discurriendo la reunión, se trabaje en portátiles o gente atienda llamadas personales. Si es tu caso, evítalo, todos estamos muy ocupados pero por respeto a los demás no atiendas llamadas ni trabajes en tu portátil durante la reunión.


Después de la reunión

Procesa las notas tomadas, identifica los proyectos o próximas acciones a revisar y anótalas en la lista correspondiente.



Con estos consejos conseguirás que tus reuniones sea más eficientes y productivas.

Y tú, ¿cómo planteas tu reuniones? Me encantaría que me lo contarás en los comentarios, así todos seguiremos mejorando.


Un abrazo
Carlos


Foto: Giulio Segantin, halaa2

Entradas relacionadas
7 hábitos que mejorarán tu trabajo 
Tips para desconectar de tu trabajo (...y de tu vida)


No hay comentarios:

Con la tecnología de Blogger.