Cómo gestionar tu email antes de que explote

Lo más importante en la comunicación es escuchar lo que no se dice. –Peter Drucker-



Una de las primeras cosas que tienes que hacer para alcanzar un alto rendimiento personal es aprender a manejar/gestionar tu correo electrónico adecuadamente y de manera eficaz. Objetivo: Inbox Zero.

Ya han pasado 45 años desde que Ray Tomlinson, ingeniero del MIT (Massachussets Institute of Tecnology) envío el primer correo electrónico de la historia y se ha convertido en una de las herramientas que más han cambiado la comunicación personal hoy en día. Muchas de las tareas que tienen que realizar los profesionales del conocimiento hoy en día, vienen a través del email. Por eso es de vital importancia aprender a usarlo adecuadamente.

Una buena parte del estrés que se genera en el entorno laboral viene a través de los mensajes recibidos o acumulados en tu bandeja de entrada. Las decenas de mensajes sin leer, la entrada de nuevos correos mientras trabajamos y la imposibilidad de hacer frente a todo lo que nos piden por esta herramienta es el caldo de cultivo del estrés laboral y puede llegar a generar una ansiedad innecesaria por no poder atender todas las exigencias demandadas.

Tu rendimiento y tu productividad laboral se verá muy afectados si no consigues dominar tu correo electrónico antes de que te este domine a ti.

El objetivo principal de la gestión eficaz de tu email es mantener en todo momento tu bandeja de entrada vacía. Ojo, esto no significa que tengas que hacer todo lo que tengas pendiente para que tus mensajes desaparezcan. Mediante los siguientes pasos te explicaré como procesar y organizar todos los correos para vacíar tu inbox y que estén en el lugar adecuado para cuando los necesites. De esta manera no perderás nada y te podrás dedicar a lo que tienes que hacer sin preocuparte de los correos sin leer o de las tareas pendientes por cerrar.

GTD, junto con otras técnicas, métodos y hábitos nos ayuda a mantener el control de nuestro correo para poder ´llegar a todo´ y no perder ningún correo por el camino.
La bandeja de entrada no es una lista de tareas.

Ordena tu correo electrónico paso a paso y libérate del estrés definitivamente.

Reserva una tarde o unas horas para realizar este proceso. Es el principio de tu nuevo sistema de organización y requerirá algo de tiempo ponerlo todo en orden pero te aseguro que notarás un cambio sorprendente:

1. Crea las siguientes carpetas:

- ACCIONES SIGUIENTES (para tareas) -yo la llamo ToDo-.
- INFO (para correos que sirven de consulta).
- SEGUIMIENTO (para correos que requieren una respuesta por parte de alguien o una acción que has delegado).
- ALGÚN DÍA (para correos que te indican alguna acción que tienes que hacer pero que vas a posponer para una mejor ocasión o quieres valorar más adelante si hacerlo o no).
- ELIMINADOS (para los correos que eliminas).

2. Abre tu inbox y ve aplicando GTD a cada uno de tus correos. Procésalos y organizalos en las carpetas correspondientes.

>>¿Qué es?

Si es una tarea que te lleva menos de dos minutos, hazla.Si es una tarea que te llevará más de dos minutos, ponla en la carpeta de acciones siguientes o TO_DO.
Si es información que necesitarás para alguna tarea o proyecto guárdala en la carpeta INFO.
Si es algo que quieres deja para más adelante guárdalo en ALGÚN DÍA.
Si es algo que tienes que hacer en una fecha determinada, anótalo en la agenda y elimina el correo enviándolo a la carpeta de ELIMINADOS.
Si no te sirve para nada elimínalo -a la carpeta de ELIMINADOS.
Si es algo que corresponde a una carpeta específica de tu trabajo, archívala allí. Ej.: Un presupuesto en la carpeta PRESUPUESTOS.

Sigue estos pasos para cada uno de tus correos de tu inbox y recuerda, estás procesándolos no te pongas a hacerlos sólo procésalos -salvo en el caso de que te lleven menos de dos minutos como hemos visto antes-.

3.- Cuando tengas tu inbox a cero realiza el mismo proceso pero con los demás mensajes que tienes en las demás carpetas que tienes y una vez procesados elimina esas carpetas.

4.- Crea las reglas necesarias para que los correos entrantes se archiven en las carpetas que tu quieras.

5.- Repite el proceso de vacíar tu inbox varias veces al día, pero no estés continuamente pendiente del correo electrónico, yo lo proceso de tres a cinco veces durante mi jornada para mantener el inbox zero.

De esta manera, tendrás todos tus correos identificados y organizados. Solo te queda elegir un correo de tu lista de acciones siguiente y ponerte a trabajar. Empezarás a disparar tu productividad y tu rendimiento.




5 consejos finales

Ten el mínimo número de carpetas. De esta manera buscar los correos será mucho más fácil. Acostúmbrate a utilizar el buscador del correo y a utilizar los filtros para la búsqueda, en vez de archivar estos correos en decenas de capetas.

Trabaja con el correo electrónico apagado si no es imprescindible. Una de las mayores fuentes de interrupciones y de estrés en el estar continuamente viendo como van entrando los correos a la bandeja de entrada. Mucha gente se extraña de esta manera de trabajar pero créeme ganarás eficiencia.

Utiliza las reglas del correo. Haz que él trabaje para ti. Ahorraras tiempo en procesar los correos ya que se archivarán automáticamente en la carpeta adecuada.

No hagas las tareas al procesar la bandeja de entrada. Es uno de los errores más frecuentes que se comenten al empezar a usas GTD. Primero procesa, luego organiza y por último haz.

No borres correos, los eliminados guárdalos en una carpeta de ELIMINADOS. Puede que necesites consultarlos más adelante.

Te animo a que lo pongas en marcha y me cuentes tus sensaciones.

¡Adelante!

¿Necesitas ayuda? info@carlosantoran.com o déjame tu duda un comentario.

Un abrazo.
Carlos.

Foto: Realistic shots, Boosfight.co

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