La regla de los dos minutos

Confía en el tiempo, que suele dar dulces salidas a muchas amargas dificultades. - Miguel de Cervantes (1547-1616), Escritor español-




Esta regla es un pequeño hábito que David Allen incluye en su método de organización personal GTD y que nos ayuda a avanzar en el procesamiento de nuestro inbox de una manera ágil.

La regla dice que al procesar tu bandeja de entrada si lo que estás procesando es una tarea que debes hacer tu y que la puedes hacer en menos de dos minutos, hazla inmediatamente y a continuación continua procesando tu bandeja de entrada.

Las notas, papeles, correos, paquetes, en definitiva, todas las cosas que llegan a nosotros - a partir de ahora 'cosas' - las recopilamos en nuestra bandeja de entrada o inbox.
Cuando nos disponemos a procesarlas -te recuerdo que procesar no significa hacer- lo que haremos es determinar qué es cada 'cosa' y la colocaremos en el sitio adecuado, -organización-.
Si no conoces GTD, el proceso es el siguiente:

Varias veces al día, las que consideres, vas tomando esas cosas de una en una y te preguntas qué es eso y si es accionable, es decir, si puedo hacer algo con esa 'cosa':

Si no es accionable

Puede ser que no sirva para nada, entonces lo tiras a la basura directamente y si es algo que sirve como información para algún proyecto o tarea lo archivas en el sitio adecuado.

Si es accionable

Puede ser un proyecto -algo que necesita más de una tarea para ser hecho- entonces anótalo en tu lista de proyectos, identifica la próxima tarea y anótala en tu lista de tareas o acciones siguientes, según como la llames.

Puede ser una tarea, si es una tarea para la que se necesitan más de dos minutos, delégala a la persona adecuada y si eres tu la persona que lo tiene que hacer anótala en tu lista de tareas para hacerla en cuanto tu contexto te lo permita.

Si es una tarea corta y rápida que te va a requerir menos de dos minutos, hazla y después continua procesando el resto de 'cosas' de tu bandeja de entrada'.




El porqué de los dos minutos y no cinco está claro. Procesar tu bandeja de entrada tiene que ser algo ágil y rápido. Dos minutos es un tiempo perfecto; si te pusieras a hacer una tarea que recoges del inbox durante más de dos minutos pasarías de estar procesando a estar haciendo y eso cortaría de raíz todo el proceso de llegar al inbox cero.

La regla de los dos minutos te permite sacar adelante sin pensarlo apenas las tareas cortas y casi siempre poco importantes que estarían ocupando un espacio en tu mente generando un estrés innecesario.

No tiene sentido en una tarea de esta índole, perder el tiempo en anotarla en tu lista de tareas para ser hecha más adelante. En el tiempo que tardarías en anotarla te da tiempo a hacerla. Es una manera muy eficiente de avanzar en tu trabajo de manera rápida.

Te genera un estado de control liberándote de tareas pequeñas que tenderías a procrastinar si las tuvieras escritas en tu lista. A veces no es así, puede que esa tarea corta y rápida sea muy importante para avanzar un proyecto, pues adelante, ya está, ya has avanzado, sigue procesando.

Poner en práctica la regla de los dos minutos fue para mi de las cosas que más me ayudaron en los comienzos para poder ganar en productividad, liberando mis pilas de cosas por hacer casi instantáneamente.

No es fácil saber que tarea te va a llevar menos de dos minutos, haz la prueba. Coge un tarea de tu inbox que consideres que se puede realizar en ese tiempo y mide lo que tardas en hacerla. Muchas veces no tenemos las referencias suficientes de lo que realmente se tarda en hacer algo. Con la práctica llegarás a saber y a determinar con exactitud que tareas puedes hacer según esta regla.

Eso si, dos minutos es un valor aproximado, obviamente si son dos minutos y medio vale igual pero sé lo más estricto posible con la regla porque si no, terminarás haciendo en lugar de procesando.

Beneficios

Mayor control.
Mayor sensación de avance, con lo cual la satisfacción aumentará.
Liberarás trabajo rápidamente (tareas pendientes que antes tenías anotadas y ahora ya no)
Procrastinarás menos.
Harás más.
Serás más eficiente.

Te pongo un ejemplo

Tienes una pila de papeles enorme en tu bandeja de entrada de tu mesa y comienzas a procesarla. Coges una hoja, es una tarea que tienes que hacer pero lleva bastante tiempo. Tienes que redactar el informe de la reunión y anotas en tu lista de acciones siguientes:

Redactar informe de la reunión trimestral de proyectos.

Continuas procesando. Coges un folleto de un evento al que tienes que confirmar la asistencia con una simple llamada. ¿Qué haces? La llamada va a ser corta y solo para decir: ¡Cuenta conmigo! Hazla. Da tu confirmación, cuelga rápido y continua procesando la bandeja de entrada.

Es fácil ¿no? Practícala cada vez que proceses y verás cuanto trabajo te quitas de encima.

Un abrazo.
Carlos.


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