6 herramientas que utilizo para gestionar mis tareas

"La mejor forma de empezar es dejar de hablar y empezar a hacerlo". -Walt Disney-




1.- LÁPIZ Y PAPEL


El lápiz y papel es una herramienta que tiene todas las funcionalidades que tú le quieras dar. La herramienta por excelencia. Si vas a comenzar a implementar GTD o cualquier otro sistema de organización de tareas, te recomiendo que empieces por llevarlo en papel. No pierdas tiempo en encontrar la herramienta perfecta, app o software específico para GTD. Ya tendrás tiempo para pasar a una gestión digital si crees que te es más útil.

He gestionado mi sistema en papel y lápiz durante años. Esto me ha permitido aprenderlo perfectamente, asimilarlo mejor, cometer errores. Tenerlo en papel hará que puedas tener una mejor visión del sistema.


Cómo gestionar GTD en papel y lápiz

Prepara una libreta para tus listas de control y otra libreta, bloc de notas, a modo de bandeja de entrada para recopilar toda la información y 'cosas' que te lleguen. Procesa tu bandeja de entrada y anota tus acciones siguientes (tareas), proyectos, tareas para seguimiento, etc., en la primera libreta. Mantén tu libreta siempre a mano, allí tendrás todo tu mundo, no perderás nada y no dependerás de conexiones o baterías de dispositivos. Me encanta poder llevar mis anotaciones en papel y me ha funcionado a la perfección.

Es sencillo, disponible en todo momento y además la escritura a mano nos obliga a pensar mejor, a ordenar nuestras ideas y mantiene nuestro cerebro ágil. Además escribir a mano es relajante, te obliga a mantener el foco y la atención.

Es cierto que quizá perdemos algunas funcionalidades que nos puede dar cualquier otro sistema, como por ejemplo el teléfono móvil, pero para comenzar es fantástico.

Llevo un tiempo probando otra herramienta fascinante por su sencillez, es la siguiente:


2.- WORKFLOWY


Es una aplicación sencillísima para crear listas y sublistas hasta el infinito. Cuando la abres te aparece una simple hoja en blanco que recuerda a un procesador de textos estilo word. No te asustes, desde allí puedes empezar a crear. Empieza a crear listas y a asignar etiquetas a cada línea que te permitan clasificar cada una de ellas.

Después de haber trabajado con ella durante un par de meses, es la herramienta que definitivamente voy a utilizar para gestionar mis tareas, en cuanto a listas de control, pequeñas anotaciones para proyectos y seguimiento de tareas delegadas.

Puedes filtrar por etiquetas para encontrar tareas, proyectos o anotaciones. Otra de las funcionalidades es que puedes exportar todos los datos en HTML o texto para poder realizar tus copias de seguridad o traspasar los datos a otro sitio e incluso puedes imprimir tus listas directamente. También puedes añadir links

La versión gratuita te permite añadir 250 líneas, a lo que puedes sumar que puedes poner una notalas notas que puedes poner en cada línea con lo que la capacidad aumenta. Las versiones de pago te dan espacio ilimitado por 4,99 $ al mes o 49,99 $ al año. En la versión Premium puedes personalizar el ‘lienzo’ y el tipo de letra. Ya lo he dicho, se nota que me gusta, me encanta por su sencillez. No le pidas más.


3.- EVERNOTE




No podía faltar la clásica herramienta para la gestión de proyectos y tareas. EVERNOTE. Quizá sea la más conocida en cuanto a aplicaciones de productividad. Tiene infinidad de posibilidades. Es una herramienta excelente para capturar, escribir, crear y organizar.

Puedes tomar notas, crear carpetas para ordenarlas, etiquetas y recordatorios. Puedes adjuntar archivos como información de tus proyectos, enviarle un email para que te lo archive como una nota y muchas, muchas más. 


Es la primera que probé y es muy completa. Ahora no la utilizo porque la versión gratuita se me queda corta y no necesito las versiones más Premium, pero he querido ponerla porque la he utilizado durante mucho tiempo.

La versión Basic, gratuita, sólo lo puedes utilizar en dos dispositivos y tienes 60 MB de carga al mes. Las versiones Plus y Premium a 29,99 y 59,99 euros anuales respectivamente, 
aumentan considerablemente las prestaciones. 

4.- FACILE THINGS



Facilethings es una aplicación desarrollada en España. Se auto-denominan la solución definitiva para GTDistas. Está absolutamente enfocada para personas que usan GTD como sistema de gestión y organización de tareas. Puedes capturar, organizar y revisar tu sistema fácilmente. Puedes conectarlo a tu cuenta de Evernote y a muchas aplicaciones como Twitter o Google drive. Sinceramente, es la que menos he utilizado pero tiene muy buena pinta. Te guía sobre todo el proceso de las 5 fases de la gestión con GTD de manera muy intuitiva y fácil. Te envía diariamente recordatorios de las tareas pendientes. 

Es una aplicación muy útil si te organizas con GTD pero no sirve para nada más allá. Tienes una versión de prueba durante 30 días. Después la aplicación es de pago, desde los 9 euros al mes en suscripción mensual hasta los 5,33 euros al mes en suscripción anual.

5.- COLOR NOTE




Es una aplicación para smartphone sumamente sencilla (como veis me encantan las herramientas sencillas). Se trata de una aplicación para tomar notas. La utilizo como bandeja de entrada de mi teléfono. Puedes crear diferentes apartados y distinguirlos por color.

6.- GOAL TRACKER

No es una herramienta para la gestión de tareas pero la he querido poner aquí porque es una aplicación que vengo usando desde hace bastante tiempo y me parece muy útil. Esta aplicación te ayuda a hacer un seguimiento de los hábitos o rutinas que quieras establecer, pudiendo anotar diariamente los días que la has realizado y te marca los días que no la ha hecho. Tiene recordatorios que puedes configurar para que te avise a la hora que desees. Es muy intuitiva y muy visual.

¿Qué herramientas utilizas para gestionar tus tareas?

Un abrazo.
Carlos.

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