Lo urgente no existe y por qué debes entenderlo para mejorar cada día

No puede haber orden cuando hay mucha prisa.(Séneca)

En este artículo desmontaré el principio de Eisenhower que prioriza las tareas clasificándolas en función de si son urgentes y/o importantes. ¿Un poco pretencioso? No pretendo serlo. Verás que la urgencia de las cosas es más que relativa. Aprende a determinar las tareas de una manera adecuada y mejorarás tu vida y tu trabajo. ¿Te apuntas?


Dwight D. Eisenhower fue un general estadounidense que dirigió las tropas durante la segunda guerra mundial y que, posteriormente, se convirtió en el 34º presidente de los Estados Unidos de América. Independientemente de su vida como militar y político, creó la que se viene a denominar matriz de Eisenhower como solución a las muchas decisiones que tenía que tomar a lo largo de los días durante la guerra.

Se trata de un principio donde clasifica en un cuadrante las tareas o decisiones a tomar según sean urgentes o no, o importantes o no.


Puede resultar útil en ocasiones puntuales pero a mi entender no sirve para el día a día. Para empezar, la clasificación de tareas por importancia o urgencia, sobre todo por esto último, es muy subjetiva. Determinar qué es urgente o urgente e importante a la vez es muy difícil en muchos casos. Por eso, simplificar esta tarea hará que no pierdas tiempo en algo innecesario. 

Lo que te va a hacer más efectivo es determinar si lo tienes que hacer o no, y cuando lo puedes hacer para que la fecha de vencimiento no se te eche encima. De otra manera se tiende a procrastinar esas tareas que por ser menos importantes o 'urgentes' no merecen toda tu atención, porque siempre vas a tener algo más urgente que hacer que esas cosas 'menores'. Por eso, clasificar las tareas por importancia según las áreas de responsabilidad lo veo más efectivo y práctico. 

Trabajar con las tareas en en cuadrante de lo importante y no urgente es lo ideal para el desarrollo personal. Covey lo popularizó en su famoso libro 'Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva' y tengo que estar de acuerdo con él. Por eso creo que lo urgente no existe. Podríamos englobar todas las tareas en los cuadrantes II  y IV.

Lo urgente no existe

No existen las tareas urgentes, existen cosas más importantes que otras según el contexto y tu área de responsabilidad. Por regla general, lo urgente es algo importante a lo que alguien (el responsable de hacerlo) no le ha prestado la atención necesaria en el momento adecuado y se ha convertido en algo 'urgente'

Lo urgente no existe. Lo urgente es en realidad una tarea con fecha de vencimiento; cosas que tienes que hacer ahora porque tienen una fecha límite. De las veces que te han dicho que esto era urgente, realmente ¿cuánto de urgente era? ¿para dentro de un minuto? ¿para dentro de una hora, un día? ¿y si no la hicieras? ¿y si esa tarea se quedará sin hacer por alguna circunstancia? ¿cuán grave sería?

Es cierto que no siempre podemos prever que es lo que va a ocurrir y de repente surge algún imprevisto que atender. En estas ocasiones, la urgencia es justificada y no hay más remedio que ponerse a ello cuanto antes porque si no, puede derivar en un problema grave. Pero no es lo habitual, en mis 11 años de experiencia trabajando codo con codo con muchas personas, en una gran organización y con decenas de temas en marcha, me ha ocurrido en contadas ocasiones.

El 90% de las cosas que alguien te dice que son urgentes en realidad no lo son. Es un dato totalmente subjetivo, en base a mi experiencia, pero mi impresión es que no estoy muy equivocado. Te animo a que hagas la prueba. Cada vez que alguien te diga que algo es urgente, anótalo y determina si es lo suficientemente importante como para que se haya convertido en urgente y pregúntate que si no se hiciera, qué ocurriría. 

¿Por qué es urgente? ¿Es urgente porque esa persona quiere que se haga ya o por que realmente es necesario que se haga en un tiempo determinado?

Probablemente ha sido una tarea importante a la que nadie le ha hecho caso hasta que no ha quedado mas remedio que reaccionar, contrariamente a la proactividad que se hubiera puesto de manifiesto si hubieses reaccionado antes.

Se proactivo y evitarás tener que correr

  • Haz las cosas cuando las tienes que hacer.
  • Evita procrastinar (qué fácil, ¿verdad?).
  • Mantén al día tus áreas de responsabilidad.
  • Detecta puntos flacos antes de que se conviertan en problemas.
  • Mantén un buen sistema de organización personal (que sea confiable) (¿te ayudo?).
  • Se consciente de la importancia de las cosas en tu entorno.
  • Adopta una actitud de mejora continua.
  • Trabaja sin distracciones.
  • Sé responsable con tus obligaciones.

No solo podemos aplicar la filosofía de lo no urgente a nuestro trabajo. Nuestra vida está llena de compromisos que se transforman de repente en urgentes. ¿En serio? No dejes que esto ocurra. Deja de correr, céntrate en lo importante y desecha todo lo demás.

Ahora te propongo un ejercicio. Anota en un papel las áreas de tu vida que son más importantes. Piensa todas las acciones que haces al cabo de día. Elimina las que no estén alineadas con lo que es más importante para ti. Sólo vive haciendo cosas que sumen. Evitarás las urgencias y tener que decidir que es más importante. Aplícalo a tu trabajo. Trabajarás menos, producirás más y te sentirás mejor.

Me encantaría que compartieras conmigo el resultado.

Un abrazo.
Carlos.

Foto: bossfight.co

No hay comentarios:

Con la tecnología de Blogger.