Las interrupciones como parte de tu trabajo

Las interrupciones pueden duplicar el trabajo que se requiere para llevar a cabo todo el proceso. (David Allen)

¿Sientes que no puedes avanzar en tu trabajo por las constantes interrupciones? ¿Desearías poder mantenerte enfocado sin cortes en tu tarea? ¿Te cuesta volver a retomar tu actividad después de ser interrumpido? No te estreses. Las interrupciones forman parte de tu trabajo y como tal, debes tratarlas. Minimizar su impacto en tu concentración forma parte de un nivel de productividad personal superior.


Cuando estamos conectados en una tarea de manera profunda, el tiempo pasa volando y la sensación de avance y relajación es máxima. ¿Recuerdas la ultima vez que sentiste esto? Ahora bien, estás enfocado y, de repente, suena el teléfono. Debes cogerlo, atender lo que requiere y volver a lo que estabas haciendo. Esto, de manera continuada, puede llegar a ser desesperante si no sabes como hacerte cargo de la situación.

Ese nivel de concentración previo a la interrupción ha desaparecido y volver a él te llevará algunos minutos. Puedes minimizar el tiempo que tardas en volver a concentrarte si tienes unos buenos hábitos y un buen sistema de productividad personal. Ésto te llevará a lidiar con las interrupciones de manera sobresaliente.

Siempre hemos oído hablar de que hay que tratar de eliminar las interrupciones para poder trabajar de manera eficaz. Es verdad, sin interrupciones trabajarás más y mejor pero, ¿es posible? A no ser que trabajes en un espacio individual, como en casa o en un despacho propio, esto es altamente difícil; con lo que, deja de tratar de eliminar las interrupciones, en lugar de eso, intégralas como un elemento más de tu trabajo, sino podrás acabar frustrado.

No trates de eliminar la interrupciones, hazlas parte de tu trabajo. 

Tus propias interrupciones

La interrupciones pueden ser ajenas o propias (auto-sabotaje). Procrastinar, la bandeja de entrada del email, las redes sociales, hablar con los compañeros, internet, el periódico....todas ellas son ejemplos de auto-sabotaje que te impiden concentrarte en tu trabajo. Este tipo de interrupciones sí las puedes eliminar por completo.
  • Trabaja con el correo electrónico apagado. Evitarás las notificaciones. Solo revísalo cuando vayas a revisar tu bandeja de entrada para procesar tus correos las veces que hayas establecido. No lo hagas continuamente, unas pocas veces al día es suficiente. Yo lo proceso de cuatro a cinco veces durante la jornada. (Estoy intentando que sean todavía menos, mi objetivo: 1 sola vez durante mi jornada, y 1 sola vez al día, el personal)
  • Zero social media. Así podría llamarse este consejo. Creo que no hace falta explicar el porqué.
  • Potencia el hábito de capturar todo lo que te viene a la cabeza para poder procesarlo más tarde. En cuanto tengas una idea, recuerdes algo que hacer o cualquier otra cosa, para, anótalo en tu sistema de recopilación (libreta, app, bloc de notas, post it, enviarte un mail...) y almácenalo en tu bandeja de entrada para decidir que hacer más tarde y continua con lo que estés haciendo.
  • Establece tiempos de trabajo definidos y cúmplelos. La Técnica Pomodoro puede ayudarte con esto.
  • Póntelo difícil para desconcentrarte. Ambientes suaves y ordenados. No tengas nada a mano susceptible de ser consultado o leído, tal como móviles, periódicos, revistas, etc.

Minimiza el impacto de las interrupciones

Si tienes un sistema de trabajo robusto, cada interrupción será gestionada de la misma manera. No importa si es una llamada telefónica, una visita o un requerimiento en persona. En cuanto nos interrumpen, la tendencia es dejarlo todo y ponernos hacer aquello que ha surgido de esa interrupción. Esta es la mejor manera de perder el foco. Si trabajas de esta manera te costará mucho volver a retomar la velocidad de crucero.

Puedes hacer dos cosas cuando te interrumpen. Atenderla o no atenderla.

Son tan válidas tanto la una como la otra. Dependerá de tus circunstancias en ese momento y de lo importante o no que sea esa interrupción. 

No atenderla significa:
  • No coger el teléfono o diréctamente, desconéctalo.
  • Responder con un: " No puedo atenderte en este momento. Hablamos dentro de __minutos."

Atenderla significa:
  • Si es una pregunta de rápida contestación, hazla y continua con lo que estás haciendo.
  • Si requiere de tu presencia y es más importante que lo que estás haciendo, atiéndela y vuelve a lo que estabas haciendo.
  • Si puede esperar (que será la mayoria de las veces) porque como te conté, lo urgente no existe, anótalo, depositalo en tu bandeja de entrada para procesarlo más adelante y continua con lo que estabas haciendo.

Esta es la manera de intentar mantener el foco en la tarea y poder avanzar a pesar de la interrupciones. No dejes lo que estas haciendo por alguna tarea que te ha surgido de repente y que puede esperar. No te enredes en la búsqueda de información que te han requerido en esa llamada, aplázalo para luego, contesta más tarde. Las interrupciones invitan a realizar más tareas, no te dejes llevar por la interrupción, anótalo y continúa.

No te dejes llevar por la interrupción. Anota y continúa.

Establece esta rutina de actuación durante tu jornada y verás aumentado tu nivel de productividad, efectividad y concentración.

Un abrazo.
Carlos.

Foto: bossfight.co


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