martes, 26 de abril de 2016

Método GTD® | 2. Procesamiento: Vaciar la bandeja de entrada.

Si dominamos nuestra mente, vendrá la felicidad. -Dalai Lama-


En el anterior post de la serie, Método GTD. 1. Recopilación, aprendiste a recopilar todo lo que ocupa tu atención en un recipiente adecuado, papeles, tareas, notas, objetos, etc. Ahora es el momento de procesar esa bandeja de entrada y definir qué es cada ‘cosa’ que hemos puesto en ese ‘cesto’. Os explicaré en que consiste la segunda fase del método, procesamiento de la bandeja de entrada.

1. Recopilar.
2. Procesar.
3. Organizar.
4. Revisar.
5. Hacer.

Cómo procesar la bandeja de entrada

Procesar la bandeja de entrada no significa que hay que hacer las tareas que puede que haya recopiladas en él. La fase de procesamiento consiste en identificar el objeto en cuestión y definir qué es. Para ello, coge la primera cosa de la bandeja (papel, nota, informe, caja, etcétera y tienes que preguntarte: << ¿Es algo accionable?, ¿Es una tarea o un proyecto? >>:

Si NO es una tarea entonces puede ser:

o   BASURA: No sirve para nada. Tíralo inmediatamente.
o  MATERIAL DE CONSULTA: Material o documentos que sirven como consulta para alguna otra tarea o proyecto y que quieres conservar. Archívalo adecuadamente en tu carpeta de material de consulta.
o  ALGÚN DÍA / TAL VEZ: Añade a esta carpeta o lista (muy útil, por cierto) aquellas cosas que no puedes o no quieres hacer en ese momento pero que quieres acordarte en otro momento o quieres posponerlo para más adelante. Como por ejemplo un folleto de una actividad que se celebra dentro de 6 meses y todavía no sabes si vas a realizarla o no y quieres pensarlo durante más tiempo.

Si es algo que tienes que hacer:

o   ¿Es algo que requiere más de una tarea para ser completado?


  •     SI. Entonces es un proyecto. Anótalo en la lista de proyectos, define tareas para ese proyecto y anota las tareas en la lista de tareas.
  •      NO, entonces hazle la siguiente pregunta:
o   ¿Me va a costar menos de dos minutos hacerlo?
  •      SI, Hazlo inmediatamente.
  •      NO.
·    Delégalo: si hay alguien en el que puedas delegar la realización de esa tarea hazlo. Anótalo en una lista de seguimiento para poder revisarla convenientemente más adelante.
·   ¿Se tiene que hacer en una fecha y hora concretas?, Como por ejemplo una reunión mañana a las 10 de la mañana, entonces anótala en la agenda en el día y hora correspondiente.
·   Añádela a tu lista de tareaspara poder ser realizada cuando puedas.

Puede parecer que todo este procesamiento es arduo y tedioso pero nada más allá de la realidad, esto que parece tan rebuscado sólo te tiene que llevar pocos minutos y cuando has adquirido el hábito de procesar la bandeja de entrada, la decisión sobre qué es cada ‘cosa’, ¡te llevará segundos!

Cuándo procesar la bandeja de entrada

No hay una regla definida para ello. Es algo personal y depende mucho de la naturaleza de tu trabajo. Yo la proceso varias veces a lo largo del día para evitar que se acumulen ‘cosas’ en el ‘cesto’. Esto también me ayuda a tener enfocado mi trabajo en todo momento. Tienes que habituarte a poner cada cosa que llegue a tu mesa en tu bandeja de entrada independientemente de lo que sea, continuar haciendo la tarea que estabas realizando y cuando creas conveniente, procesar esa bandeja de entrada para definir qué es lo que tienes pendiente.

El método habla de las búsquedas de urgencia. Normalmente deberías procesar la bandeja de entrada desde lo que está debajo hacia arriba pero a veces por tener un tiempo limitado mucha gente hace búsquedas rápidas en la bandeja de entrada por si hay minas a punto de explotar, es decir, asuntos que requieren tu atención de una manera más inmediata y que no puedes dejarlo sin procesar durante mucho tiempo. Por eso es muy importante el adquirir el hábito de procesar asiduamente tu bandeja de entrada. Recuerda, procesar no significa que tengas que hacer las tareas que surjan del procesamiento, significa que estás definiendo qué es cada ‘cosa’ y la estás metiendo en tu sistema para hacerla más adelante. De esta forma estás teniendo permanentemente el control de tu trabajo y puedes enfocarte de manera más eficiente en lo que está haciendo.

Recomendaciones al procesar

  1. Todo lo que sale del cesto no vuelve a entrar. Así, evitas la tentación de procrastinar en la decisión de definir lo que tienes que hacer con eso que tienes en las manos.
  2. Procesa los objetos de uno en uno. Dependiendo del objeto o la cosa, necesitarás algo más de tiempo para pensar, entonces, coge otro objeto de la cesta pero no devuelvas el que ya has sacado. Déjalo en tu mesa y ponte con él cuanto antes.
  3. Si es algo que puedes hacer en menos de dos minutos, hazlo. Es posible que puedas seguir esta regla en muchas ocasiones pero ten cuidado, a veces pensamos que algo nos lleva poco tiempo y al final se acaba convirtiendo en cinco minutos, diez minutos y hemos consumido tiempo de procesamiento cuando en realidad acabas haciendo una tarea cuando no debías hacerla y has consumido un tiempo precios de procesamiento.
  4. Procesa frecuentemente. No dejes que se acumulen cosas en tu bandeja de entrada. Es preferible hacer procesamientos más cortos y frecuentes que procesar pocas veces y dejar que se acumulen las tareas. Tendrás más sensación de control y a su vez podrás definir tareas más importantes mucho antes.
  5. Vacía tu bandeja de entrada antes de acabar tu jornada.Es muy reconfortante llegar al día siguiente y empezar tu jornada viendo que tienes todas tu cosas definidas y tu bandeja de entrada tanto del correo electrónico como de tu escritorio completamente despejada. Si cuando no estabas te han dejado cosas encima de la mesa, trasládalas automáticamente a tu bandeja de entrada y comienza con lo que tenias planeado.
Con esto ya has aprendido a procesar todo lo que necesita tu atención. En la próxima fase, 3. Organización, veremos que tipo de listas de control son necesarias para mantener tu método de organización de tareas al día y poder así liberar tu mente.

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Entradas relacionadas:

Método GTD® | 0. Introducción.
- Método GTD® | 1. Recopilar.
- Flujo de trabajo con GTD.

Un abrazo.

Carlos.

viernes, 1 de abril de 2016

Tips para desconectar de tu trabajo (...y de tu vida).

Al final, lo que importa no son los años de la vida, sino la vida de los años. -Abraham Lincoln-


¡Hola a todos!

Se acerca el fin de semana y es hora de dejar a un lado el trabajo y relajarse pero, ¿sabemos realmente desconectar de nuestro trabajo o en momentos de estrés, de nuestra vida?. A la vista está que nos cuesta mucho dejar a un lado nuestras preocupaciones y tensiones. Es fundamental para nuestra salud mental que aprendamos a liberar toda esa tensión adecuadamente, de manera que podamos recargar las pilas para poder seguir adelante. Una mala gestión del descanso físico y mental merma nuestra capacidad de concentración y nuestra salud lo que a la larga nos puede llevar a problemas.


Pero no os preocupéis demasiado, sólo hay que encontrar la forma adecuada de desconectar. Cada uno libera su estrés de una manera diferente. Buscad la vuestra, la que os guste más, con la que os sintáis más cómodos y acudid a ella cuando la necesitéis. Para echaros una mano os dejo unos pequeños consejos que espero que os ayuden a recuperar la energía y liberar las tensiones.

No te lleves el trabajo a casa. Es obvio que si quieres desconectar de tu trabajo no debes trabajar. Es tan obvio que mucha gente no lo hace. Es un error. Si tienes que llevarte trabajo a casa porque no lo has podido terminar en tu puesto de trabajo, tienes un problema de organización. Esto cuesta entenderlo pero deberías poder realizar todas tus tareas durante tu jornada. Parece que está bien visto alguien que se lleva el trabajo a casa, 'que trabajador', 'que implicado está', etc. Si, pueden tener razón, seguramente serás alguien trabajador e implicado pero lo que no serás es productivo y además a la larga será peor para ti y para tu empresa. Un trabajador cansado y estresado hace que su productividad y su creatividad caiga en picado. Si es tu caso, redefine la forma de organizarte. Te invito a que leas Método GTD®. 0 | Introducción.Y, si eres el responsable de una organización, redefine la forma de trabajar de tu equipo para que esto no ocurra. Todo será beneficios.




Foto: @usarralde

Haz deporte. Me oirás repetirlo miles de veces y lo seguiré diciendo. Hacer deporte es (casi) obligatorio para desestresar el cuerpo y la mente. Todas las sustancias que generas cuando haces deporte ayudan a regular los niveles de cortisol que es la hormona que se genera en gran cantidad cuando estamos estresados y se liberan otras sustancias como la dopamina que nos ayudan a relajarnos y a sentirnos mejor. Cuidar la forma física es fundamental para sentirnos bien. Sal a correr o en bici o a jugar a pádel, lo que sea, de esta manera desconectarás por un momento de tu vida y ayudarás a tu cuerpo y sobre todo a tu mente. Si nunca has hecho deporte, empieza poco a poco, asesórate bien por especialistas y tu vida cambiará. Garantizado.


Escucha música. Muchas veces cuando estoy en casa o salgo a dar un paseo, me pongo los cascos y una buena lista de reproducción y dejo que la música me transporte a otro estado. Me ayuda a relajarme, a motivarme o simplemente a enfocar mi mente en otro lado. El poder de la música para generar estados de ánimo es innegable. De hecho, para mí la música es un estado de ánimo. Con una simple canción puedes levantar el ánimo o generar recuerdos que te gustes o simplemente relajarte. Busca la música que te guste y déjate llevar. Y si necesitas ayuda, pásate por mis listas de reproducción en Spotify. 





Apaga el teléfono móvil. Es un de las mejores formas de desenchufarse del mundo hoy en día. a mi me gusta hacerlo cuando tengo unos días de vacaciones. Aléjate del whatsapp, de las redes sociales, de internet e incluso del trabajo dejando a un lado el teléfono móvil, ordenadores y tabletas. Simplemente deja a tu mente descansar unos días. Sentirás que tomas energía nueva y renovada. ¿Es díficil para ti apagar el teléfono, meterlo en el cajón y pasar dos días sin él?. Entonces es cuando más necesitas hacerlo.


Simplemente no hagas nada. Si te lo puedes permitir, no hagas nada, literalmente. Estamos acostumbrados a estar continuamente ocupados, hasta en nuestro tiempo libre estamos programando actividades y nunca planeamos no hacer nada. ´Tírate en el sofá o si tienes la suerte de tener una playa cerca, vete a la playa o al parque y simplemente dejate caer y no hagas absolutamente nada. De vez en cuando debemos dejar descansar al cuerpo y la mente dejando de hacer actividades. no te sientas culpable por lo que deberías estar haciendo, esto es lo que deberías hacer, nada. Hazlo y cuéntame como te sientes.


Escápate a otro lugar. Cambiar de aires es una de las mejores cosas que pueden hacer para desintoxicarnos de nuestra vida cotidiana y renovar nuestro organismo. El simple hecho de hacer una escapada a cualquier parte que no sea la habitual hace que nuestra mente se olvide de la rutina y se enfoque en el nuevo sitio en el que estás. La naturaleza es el mejor sitio para ello. Coge a tu familia o a la persona que más te apetezca y llevátela a pasar algún día fuera. Y si no tienes en ese momento a nadie vete tú sol@, la desconexión puede llegar a ser incluso mayor.




Dedica tiempo a tu hobby preferido. No hay mejor manera que pasar tu tiempo que haciendo lo que más te gusta. Saca un rato para dedicarlo a tus aficiones, es la mejor manera de relajarte y desestresarte. y si no tienes hobby, ¡búscalo!, seguro que hay algo que te encanta hacer en tu tiempo libre. 


Pasa tiempo con tus seres queridos. Es la mejor manera de desestresarse. Pasar el tiempo con tu pareja, hijos o amigos. Sal a dar un paseo con la familia o queda a tomar algo con un buen amig@. Eso lo cura todo.


Y tu, ¿cómo desconectas?.


¡Si te ha gustado no olvides compratirlo!.


Que pases buen día.


Un abrazo.

Carlos.