martes, 25 de octubre de 2016

Educar con eficacia

Hay alguien tan inteligente que aprende de la experiencia de los demás. -Voltaire-



Tus sueños son tuyos y los de tu hijo son suyos. ¿Qué le preguntas a tu hijo después de cada partido? Piénsalo, lee el artículo y responde de nuevo al final.

Dicen que educar a un hijo es difícil pero creo que educar a un adulto lo es todavía más. Cada fin de semana, hay miles de niños que pasan su mañana de sábado jugando, haciendo deporte, disfrutando de un hábito que debería perdurar para siempre, tan sano física y mentalmente que habría que hacerlo obligatorio

A su vez, detrás de cada niño hay un padre que lo acompaña, lo apoya, lo anima y se divierte con él, con lo que hace. Así debería ser, pero lamentablemente no es oro todo lo que reluce.
Lo he vivido como jugador, como entrenador y como espectador. A algunos padres habría que decirles bien alto que "Tu hijo no es Messi, ni lo va a ser nunca". Sobre todo si hablamos de fútbol.

Sr. Padre, te tienes que dar cuenta de que:

Tu hijo está aprendiendo a trabajar en equipo, no a ser el mejor, no lo necesita.

Tu hijo está aprendiendo a ser disciplinado, por eso hay un entrenador y no, tú no sabes más que el entrenador. No contradigas sus órdenes y le des a tu hijo otras diferentes porque tu sabes más que nadie de esto. Estarás creando un conflicto interior a tu hijo sobre a quién tiene que hacer caso y además, estarás faltando al respeto al profesional que en la mayoría de los casos lo hace por pasión.

No le grites, anímalo.

Tu hijo está desarrollando la capacidad de relacionarse socialmente con otros compañeros, no está compitiendo por ganar un campeonato del mundo.

Tu hijo está aprendiendo a respetar y a hacerse respetar. Tus insultos al árbitro no ayudan mucho, ¿no crees? ¿Qué sentido tiene insultar a un árbitro de niños de 8 y 9 años porque se ha equivocado? Él también está aprendiendo. ¿Qué ejemplo le estás dando a tu hijo?

Tu hijo está jugando. Cuando te cabreas con él por hacerlo mal no estás ayudando a que mejore, a que crezca. Lo hará mal, ¡claro! está aprendiendo.

Me he encontrado infinidad de veces con padres (madres no, todo hay que decirlo) que parece que están en La Romareda viendo al Real Zaragoza jugar la Champions Leage cuando están jugando sus hijos de 8 y 9 años. Me quedo atónito viendo como chillan y sueltan todas sus frustraciones contra su propio hijo. Creen que su hijo debe, si o si, llegar a ser el mejor y jugar en primera división. ¡Si sólo tiene 8 años! Déjalo disfrutar. Si tiene posibilidades se verá más adelante, no ahora.

Educa eficazmente

Educar eficazmente significa ayudarles a encontrar el camino más sencillo y eficiente para realizar las cosas de la manera correcta para obtener los mejores resultados y a tomar decisiones en las diferentes situaciones que se les plantearán durante su vida.

Significa ayudarles en el camino de buscar soluciones a los problemas para asegurar un aprendizaje continuo. Es enseñarles a aprender del fallo y hacerles saber que el fallo es necesario para poder mejorar. Cuando se den cuenta de todo esto ya se habrán diferenciado y habrán crecido con los valores de esfuerzo y compañerismo.

Habrás creado inconscientemente en él unos valores que le harán diferenciarse del resto. Habrás conseguido tu objetivo, le habrás ayudado en su camino y mientras tanto habrás disfrutado de una mañana de deporte junto a tu hijo.

Ahora piensa, ¿qué le preguntas a tu hijo después del partido?

Un abrazo.
Carlos.


martes, 18 de octubre de 2016

Método GTD #4 - Revisión Semanal: el mantenimiento de tu sistema.

La visión sin la ejecución, solo es una alucinación. -Henry Ford-


Igual que llevas tu coche al taller, tu sistema de organización necesita un mantenimiento. Es la manera de confiar en él. Esto es la revisión semanal.

Ser capaz de mantener la confianza en tu sistema de organización es un reto que hará que alcances el éxito en la aplicación del método. La revisión semanal de tu sistema GTD es quizá la herramienta más poderosa del sistema y algo que debes realizar sistemáticamente si quieres mantener con buena salud tu trabajo y tu mente.

Significa sacar de nuevo todo lo que llevas en la cabeza y revisar que todo está en su sitio, donde debe estar y en el estado en el que está. Es un ejercicio de inspección de tu trabajo, como ‘a un nivel de 6.000 metros’ como dice David Allen; para mantener una perspectiva de todo tu campo de acción y todos tus frentes abiertos. 

La disciplina que requiere saber dejar a un lado cualquier compromiso adquirido contigo o con alguien, un día a la semana, durante cierto tiempo, para mantener actualizado tu sistema, te reportará, sin duda, unos beneficios mentales al alcance de muy pocos hábitos productivos.

La eficacia que puedes alcanzar realizando correctamente esta revisión es notable, de sobresaliente diría yo.

He de confesar que en los primeros dos años aplicando GTD de forma continua no realizaba esta revisión semanal. No la había terminado de implementar en mi sistema y ahora que la mantengo como algo casi obligatorio todos los viernes (o algún lunes, según las circunstancias) me doy cuenta de lo importante que es y hasta que no la incluí entre mis tareas, no he podido sentir la fuerza del método en su conjunto. Aun teniendo que seguir aprendiendo cada día a aplicar GTD más eficientemente, la revisión semanal es y será el pilar básico para la comprensión general del sistema.

¿Qué es la revisión semanal en GTD?

Es volver a pasar por las cinco fases del sistema con todos tus papeles, notas, listas, asuntos, etc, una vez por semana para poder tener la visión general de cómo están todos tus asuntos y tareas pendientes. Significa revisar tu sistema a fondo, proyectos, notas tomadas en reuniones, bandejas de entrada, ideas. Significa volcar toda tu mente de nuevo al sistema, procesarlo y organizarlo para que todo esté donde tiene que estar.


¿Cómo se hace la revisión semanal?

En primer lugar deberías revisar tu agenda para la semana próxima. Identifica reuniones, deadlines, viajes o citas que tengas programadas. De esta manera tendrás una idea global del tiempo que puedes dedicar a otros asuntos.

Después deberás revisar todas tus listas de control:

- Bandeja de entrada, procesa y organiza todos los elementos en cada una de las bandejas de entrada que tengas, recuerda que cuantas menos tengas, mucho mejor. (Incluye la del correo electrónico).

- Lista de proyectos, identifica en qué estado está, si tiene acciones siguientes programadas en tu lista de tareas, si está pendiente de que alguien de otro paso para poder avanzar. Recopila nuevas ideas que puedes tener acerca del proyecto y vuélcalas en la carpeta o en un lugar donde puedas recoger todas esas ideas acerca de cada proyecto.

- Lista de tareas o acciones siguientes. Revísala, tacha las que ya hayas completado, añade alguna si es necesario. Vacía tu cabeza.

- Lista de algún día/tal vez, revisa los elementos de esa lista y determina si deben seguir allí o ya no es necesario que estén. Elimínalos si es así.

- Lista de seguimiento, revisa todas las acciones delegadas. Verifica en qué estado están. Táchalas si ya están completadas, reclama su finalización si es necesario e identifica si hay posibles acciones siguientes para ti que se deriven de tareas delegadas ya completadas.

- Revisa cualquier otra lista de control que utilices y haz lo mismo.

- Añade a tu check list para la revisión semanal cualquier otra acción que realices en tu día a día y que consideres que deba ser revisado para mantener la funcionalidad del sistema y de tu trabajo.

Por ejemplo, yo dispongo de una bandeja que hace la función de valija donde depósito los documentos que tengo que pasar a otra persona para que los revise. En mi revisión semanal tengo un punto que dice: Vaciar Valija y si hay algún documento en esa bandeja lo traslado a la persona correspondiente y la dejo vacía.

- Repasa las notas tomadas en las reuniones de la semana, comprueba que no queda ninguna tarea que debas hacer, si es así, anótala en tu lista de acciones siguientes. Haz un barrido mental de alguna idea nueva a aportar a algún tema tratado.

- Por último, revisa cualquier punto, carpeta, archivo de material de información que consideres necesario para poder tener todo al día.
Haz todas estas operaciones también en tu correo electrónico para dejarlo en óptimas condiciones de revisión y ‘limpieza’.



¿Cuándo hacer la revisión semanal?

Como el propio nombre indica, lo ideal es hacerla una vez por semana, si es el último día de trabajo mucho mejor porque de esta manera tienes fresco todo lo ocurrido durante la semana y es más fácil recordar lo sucedido y tomar decisiones.

Dedica al menos dos horas a realizar tu revisión. Reserva ese tiempo para ti. Apaga el teléfono, pide que no te interrumpan si es posible y enfócate sólo en ello. Con el tiempo ajustarás mejor el tiempo que dedicas a tu revisión pero para hacerla correctamente no debería llevarte menos de 90 minutos; si no, es imposible que te centres adecuadamente en cada acción. 


Yo suelo reservar ese tiempo los viernes a final de la mañana dejando un hueco de tiempo antes del final de la jornada para poder planificar el día siguiente con calma y poder cerrar asuntos de última hora (aunque si te aparecen el viernes 15 minutos antes de irte a casa, créeme, no son tan importantes, en la mayoría de los casos pueden esperar al lunes).

¿Qué me va a aportar hacer la revisión semanal?


- Seguridad.

- Control.

- Reducción de estrés.

- Relajación.

- Eficacia posterior.

- Mayor productividad.

- Confianza en tu sistema.


Cuéntame cómo realizas tu revisión semanal. ¿Tienes dudas? ¿No sabes cómo empezar? Hazme llegar tus dudas y te ayudaré encantado, déjalas en comentarios o escríbeme a info@carlosantoran.com

Un abrazo.
Carlos.


Foto: US Air Force, Markhos

Enlaces relacionados:


Método GTD® | 0. Introducción

Método GTD® | 1. Recopilar
Método GTD® | 2. Procesamiento: Vaciar la bandeja de entradaMétodo GTD® | 3. Organización: Creando los recipientes adecuados

martes, 11 de octubre de 2016

Reuniones eficaces

La eficacia de una reunión es inversamente proporcional al número de participantes. - Lane Kirkland-

Convocar una reunión y que sea un éxito no es tan difícil. A continuación te doy las claves para hacerlo.

Conocemos una reunión como un conjunto de personas reunidas con un propósito. Otras veces, la conocemos como un periodo de tiempo en el que ni puedo trabajar ni puedo avanzar, vamos, una absoluta pérdida de tiempo. Pero, ¿de qué depende de que una reunión sea eficaz?



Desarrollamos una parte muy importante de nuestra jornada laboral asistiendo a reuniones. Esas reuniones sirven o deberían servir para poner en común temas o para avanzar proyectos. 

En algunas, saldrás con tareas por hacer y otras habrás salido indemne. Algunas son útiles, pero en cambio otras no sirven para nada.

Claves para convocar una reunión con éxito

Si necesitas convocar una reunión para tratar algún tema en concreto debes tener claras varias cuestiones:

Qué

Ten claro el objeto de la reunión. Reunirse para tratar temas confusos o poco desarrollados no invita a la colaboración. Intenta que el título de la reunión sea conciso e indique el tema central sobre el que girará el meeting. Si todos lo tienen claro, todo resultará más fácil y las ideas que puedan aportan los invitados serán más concretas.

Quién

A quién convocar. Convoca sólo a las personas que realmente sean necesarias para el buen funcionamiento y desarrollo de la reunión. Ni más ni menos. Si sólo quieres que asista alguien para algún punto en concreto, házselo saber para que libere ese espacio de tiempo en su agenda. Ajusta el número de participantes al máximo. Las intervenciones serán más fluidas y rápidas y habrá menos interrupciones.

Cuándo

El cuándo convocar una reunión dependerá, la mayoría de las veces, de la disponibilidad de los asistentes. Chequea la agenda de cada uno antes de establecer la reunión para no tener que cambiarla de hora y fecha continuamente. Si en vuestra organización utilizáis alguna aplicación de correo que lo permita, como Outlook, chequea esto y manda una convocatoria a cada asistente.

Cuánto

La duración de una reunión es algo que parece difícil de resolver pero no es así. Tu tienes el poder de decidir cuánto quieres que dure. Establece un horario de inicio y otro de final de la reunión y respétalo, siempre. Si se ha acabado el tiempo, deberás, la próxima vez, ajustar mejor la agenda, pero procura amoldarte al tiempo disponible. 


Por varias razones: primero porque quizá la sala esté reservada por otra persona a continuación y de esta manera evitas robar tiempo a tu compañero y otra porque ganarás credibilidad en tus convocatorias ya que las agendas de los demás se verán afectadas si tu te excedes en el tiempo estimado.

Dónde

Revisa que la capacidad de la sala de reuniones es suficiente como para albergar a todos los convocados. Parece obvio pero no siempre se revisa; me he encontrado meetings en los que estábamos como sardinas en lata.

Antes de la reunión

Si eres el que la convoca:

Envía a todos los asistentes una agenda de la reunión y si necesitan algún otro documento para el seguimiento de la misma, no olvides hacerlo llegar. Puede ser como adjunto en la convocatoria de la reunión, sea por email, a través de Outlook, etc.

Prepara bien los puntos a tratar. Lo que vas a decir y cómo vas a conducir la reunión. Llevar bien preparada la reunión evitará pérdidas de tiempo innecesarias y podrás conducirla más eficientemente.

Si eres asistente:

Marca en tu lista de acciones el revisar la agenda y los documentos adjuntos antes de cada reunión. Te ayudará a enfocarte en el tema a tratar. Haz anotaciones de lo que quieres aportar para que no se te escape nada.

Durante la reunión

Lleva un registro escrito de los puntos clave de la reunión. Anota frases claras y cortas. Si puedes anotar quién lo ha dicho mucho mejor.

Anota y procura que queden bien marcadas aquellas tareas que se te hayan asignado durante la reunión para después procesarlas correctamente. Yo utilizo una flecha > para marcarlas y durante el procesamiento puedo distinguirlas de un simple vistazo.

Evita todas las distracciones posibles. Es común que mientras está discurriendo la reunión, se trabaje en portátiles o gente atienda llamadas personales. Si es tu caso, evítalo, todos estamos muy ocupados pero por respeto a los demás no atiendas llamadas ni trabajes en tu portátil durante la reunión.


Después de la reunión

Procesa las notas tomadas, identifica los proyectos o próximas acciones a revisar y anótalas en la lista correspondiente.



Con estos consejos conseguirás que tus reuniones sea más eficientes y productivas.

Y tú, ¿cómo planteas tu reuniones? Me encantaría que me lo contarás en los comentarios, así todos seguiremos mejorando.


Un abrazo
Carlos


Foto: Giulio Segantin, halaa2

Entradas relacionadas
7 hábitos que mejorarán tu trabajo 
Tips para desconectar de tu trabajo (...y de tu vida)


lunes, 3 de octubre de 2016

Por qué no debes guardar tu mejor vino para la ocasión perfecta

Las tres cosas más difíciles de esta vida son: guardar un secreto, perdonar un agravio y aprovechar el tiempo. (Benjamin Franklin) 


Sábado, 11:34. Estoy delante del espejo terminando de arreglarme para salir. Sólo me queda el último detalle. Cojo mi perfume favorito, ese que sólo utilizo en ocasiones especiales. Rocío mi cuello y me doy cuenta de que algo no está bien. Este no es mi perfume. >>pero, ¿qué ha ocurrido?—me pregunto.

El olor tan característico y que tanto me gustaba ha desaparecido. Ahora se aprecia un olor a alcohol que tiraría para atrás al químico más preciado. Enseguida me doy cuenta. Llevo utilizando ese mismo bote tanto tiempo que la esencia ha desaparecido, se ha evaporado. Me he quedado sin mi perfume favorito y no he podido disfrutarlo hasta la última gota.

Desde entonces decidí que no iba a guardarme mis mejores colonias o perfumes para ocasiones especiales, los iba a disfrutar en cuanto tuviera la ocasión. Decidí también, que no iba a guardar mis mejores botellas de vino para las ocasiones especiales, las iba a disfrutar en cuanto me apeteciera. No iba a dejar para más adelante la posibilidad de vivir experiencias, las iba a vivir en cuanto se me planteara la más mínima oportunidad. Iba a vivirlo todo porque puede que el tren nunca vuelva a pasar.
Si eres como la mayoría, siempre postergas oportunidades de hacer cosas. Todos los hacemos. Ya lo haré más adelante. Ya haré ese curso que me gusta en otro momento mejor o, ya haré ese viaje cuando me encuentre más animado. Esa botella tan especial, la guardaré para cuando mi hijo acabe la carrera (cuando ya es vinagre). Tengo la oportunidad de mejorar mi organización personal mediante un nuevo método que he aprendido pero ya lo haré, es muy difícil, me da pereza. ¿Te suena?

El vivir de la manera que decidí tras quedarme sin mi bote de colonia, implica salir más a menudo de nuestra famosa zona de confort, a arriesgarnos, a vivir más y mejor. A vivir cosas que nos enriquecerán el resto de la vida y que no sabemos si volveremos a ser poseedores de la oportunidad de crecer viviendo. Es una forma de Carpe diem del que tanto el mundo habla pero que muy pocos saben de qué se trata y lo confunden con descontrol, libre albedrío y juerga continua.



No es necesario subir al monte Everest o dar la vuelta al mundo en bicicleta (si lo estás pensando y necesitas un compañero, llámame), hablo de todas las pequeñas cosas de las que nos privamos por quizá, pensar que no las merecemos en ese momento o que sólo son para ocasiones importantes.

Que mejor momento que un día cualquiera con tu pareja o tus amigos para disfrutar de la mejor de las cenas o de tu mejor botella de vino o incluso de hacer ese viaje que siempre has querido ahora que tienes la oportunidad.  Porque si, porque es lo que quieres, porque te da la gana.

Recuerdo lo que cuenta Valentí Sanjuan, periodista, Youtuber, experto en marketing y generación de contenidos  y deportista extremo. Su madre, lamentablemente,  murió de cáncer cuando sólo le faltaba un mes para jubilarse. Había ahorrado para comprarse un equipo nuevo de esquí. Quería comprarlo para celebrar su jubilación pero nunca pudo estrenarlo. A eso me refiero, a comprarse el equipo de esquí ahora mismo.

Continuamente veo a gente que está tan acomodada en su ‘zona’ que ni si quiera se arriesga a levantarse del sofá a coger el mando a distancia. No hace falta que les diga lo que se están perdiendo. Normalmente suele ser la gente que más se queja, que cree que la culpa de todo la tienen los demás y que (por envidia) le molesta la gente que  es feliz haciendo las cosas que le gustan en el momento que les apetece. También es gente a la que el miedo le atenaza de tal manera que le impide ver más allá. No seas uno de ellos. Cambia.

Estamos tan pendientes de hacer planes para el futuro que nos olvidamos de disfrutar. Es bueno y necesario planificar para poder tener un control de nuestra vida. Pero no dejes  de aprovechar las oportunidades.

Esto es extrapolable  a tu entorno laboral. Tendemos a acomodarnos en nuestra posición. Tienes que aprender a arriesgar, a asumir más retos, a ser proactivo en vez de reactivo y a experimentar nuevas oportunidades de mejorar cada día. Trabajar para mejorar tu eficiencia te dará más tiempo para poder asumir nuevas responsabilidades y crecer profesionalmente o por lo menos te ayudará  a reducir el estrés y  a tener una visión diferente de tu carga de trabajo que, aun siendo la misma o incluso mayor, tendrás más control sobre ella.

Trabaja para ti, por ti.

Yo, mientras, me iré a beber, ahora, mi mejor botella de vino. ¿Quién se apunta?

Un abrazo.
Carlos.


Foto: Paolo Vimercati, Alberto Pérez

Enlaces relacionados

Tips para desconectar de tu trabajo (...y de tu vida)
Busca tu motivación y ponle toda tu pasión
ACTITUD, la receta para cambiar las cosas