viernes, 23 de diciembre de 2016

Resumen 2016

Un viaje de mil millas comienza por el primer paso. -Lao Tsé.



Se va a cumplir un año de la primera publicación del blog. Durante estos doce meses hemos ido evolucionando conjuntamente. La experiencia de escribir semanalmente al menos un artículo ha sido altamente gratificante, estimulante y motivante. 

Escribir sobre lo que quieres, cuando quieres y como quieres ejerce una fuerza poderosa que te catapulta hacia una mejora constante y te genera un hambre de seguir aprendiendo e investigando cada día sobre los temas que te apasionan. 

Te ayuda a mantener tus objetivos en el punto de mira porque al escribir, estamos ayudando a nuestro cerebro a fijar conceptos e interiorizarlos.

Durante 2016 he tenido la oportunidad, gracias al blog, de establecer contacto (virtual) con muchas personas y profesionales de la productividad personal y la efectividad. He sido invitado a participar en #cafeyproductividad, un evento que cada seis meses reúne a muchos profesionales de la productividad para hablar, debatir y poner en común ideas, conceptos y maneras de abordar la productividad personal. Siempre sumando.

Las visitas se han ido sucediendo poco a poco y van siendo cada vez más estables, aunque en terminos de blogging seguro que serán muy poquitas, a mi me valen y me hacen mantener esa motivación para continuar.

Ha mejorado en mi forma de escribir y de pensar (aunque sigo siendo un novato en ambas). Mi análisis de cada tema se ha visto mejorado hasta el punto de poder hacerlo más rápido y preciso. He conseguido poder retener e implementar hábitos y rutinas de manera más eficiente.

Como habréis visto, es un blog personal y no sólo hablo de productividad personal y organización. Escribo sobre alto rendimiento, estilo de vida, deporte y más. Pretendo dar a conocer y explicar mi experiencia en la búsqueda de la mejora personal continua para alcanzar un alto grado de eficacia, rendimiento, bienestar y aprovechamiento vital reduciendo nuestro estrés diario para vivir más y vivir mejor



Como os he dicho, es altamente estimulante y me anima a seguir compartiendo con vosotros mi propia experiencia y conocimiento a lo largo de estos últimos años de aprendizaje.

Para el que le gusten los números, a lo largo de este primer año y hasta el momento, he publicado 35 artículos, y voy a mantener el ritmo de publicación a 1 post semanal por lo menos. Esto también me obliga a mantener vivo el blog. Las visitas totales son casi 12.000 en este año y durante los últimos meses el número de visitas ha llegado a casi 2000 mensuales de manera estable. No escribo para tener visitas, ni hago SEO, ni me interesa. Escribo para mi y para ti, de lo que sé y lo que me nace de dentro. A veces con más éxito y a veces con menos, siempre con el propósito de crear un espacio para la mejora personal y profesional no solo para mi si no también para ti. 

Para el futuro tengo varios objetivos tanto personales como profesionales, algún experimento, alguna aventura. Lo primero de lo que os daréis cuenta es que el blog cambiará de imagen, más profesional, una imagen más minimalista, como me gusta. Diferente. 

No puedo desvelar mucho más porque todavía tengo que decidir en que me centro finalmente pero quizá haya algún curso y/o algún libro. El tiempo es limitado y la familia y uno mismo es lo primero (tip gratuito para alcanzar el alto rendimiento), pero si que os puedo asegurar que seguiré publicando periódicamente.

La posibilidad de alcanzar un objetivo es lo que te mantiene vivo; por eso no debes de dejar de tener sueños que cumplir.

Son sueños pero a veces se transforman en realidades, solo tienes que trabajar en ellos. Sean los que sean, grandes o pequeños son tuyos y forman parte de ti. 

Me encantaría que me trasladarais lo que más os ha gustado, lo que creéis que debo mejorar o que es lo que más os sirve o necesitáis. 
Hacédmelo llegar por la vía que queráis. Estaré encantado de recibir vuestro feedback para seguir ofreciéndoos lo mejor y para continuar creciendo. 

Solo me queda desearos una Feliz Navidad y un productivo 2017.

Un abrazo.
Carlos.



Fotos: Bossfight.co

lunes, 19 de diciembre de 2016

Trabajo en equipo: III Carrera de empresas ESIC

La suma del equipo es más que la suma de las individualidades.


La niebla y el frío nos acompañaron el pasado domingo en la III carrera de las empresas organizada por ESIC en Zaragoza. Allí nos dirigimos 23 valientes que desafiando a la niebla, a las bajas temperaturas y a las, para algunos, pocas horas de sueño –debido a la cena de empresa del día anterior- nos pusimos de corto –es un decir- para disfrutar del deporte y del compañerismo.

La carrera se disputa sobre un recorrido plano de 8 kilómetros con salida y llegada en el pabellón Príncipe Felipe.  Los equipos están compuestos por tres personas de la misma organización que tienen que llegar juntos a meta con una diferencia máxima de diez segundos entre el primero y el último.

El espíritu del evento es el del trabajo en equipo y el compañerismo, team building lo llaman. Saber trabajar en equipo es un factor fundamental para el éxito personal y permite alcanzar metas que no se conseguirían individualmente. Esto se demuestra en este tipo de carreras en las que cada miembro del equipo aporta un poco al conjunto y hace que el resultado en global sea mejor que si cada uno hubiera corrido por separado.

Os dejo una charla en TED de Josef Ajram donde cuenta una anécdota en una carrera que ilustra a la perfección lo que es el trabajo en equipo. No dejéis de verla es buenísima.



Esta colaboración, aportando las fortalezas de cada uno de los miembros del equipo, debe reflejarse en el día a día tanto de una organización como de una familia o grupo. Aprender trabajando en equipo forma parte de la mejora continua personal  y permite alcanzar un alto grado de desarrollo y rendimiento que de otra forma no sería posible. Tanto los logros individuales como los del conjunto se ven multiplicados trabajando unidos.
 
Como suele ocurrir en estas carreras con tanta gente -3.500 personas- y de tan diferentes perfiles, la aglomeración en la salida no nos permitió correr con soltura durante los primeros kilómetros. Una vez que el pelotón se estiró, comenzamos a mantener un ritmo constante en el que los tres, Mapi (@mapixula), Pedro y yo íbamos cómodos, hasta comentando los tiempos de los primeros kilómetros.

En el paso por la avenida de San José, de nuevo, la estrechez de la calle nos obligó a pasar gente por el exterior y a tener que esquivar corredores continuamente. Íbamos muy bien, con ritmo constante y en mi caso relajado y disfrutando de un domingo de deporte. Además, me levanté con el estómago revuelto y poco a poco las molestias fueron desapareciendo. El deporte lo cura todo.

Avituallamiento con agua un poco desorganizado y a continuar, el paso era constante y fluido. La animación con orquestas, ‘mamás noel’ en tarimas bailando, la gente animando  y la música a lo largo del recorrido dio un poco más de color a este día de cielo gris. 

El ánimo entre los tres era constante, pasamos por el túnel de Cesáreo Alierta con una pequeña cuesta que tendríamos que volver a superar a la vuelta como única dificultad y, finalmente encaramos los últimos dos kilómetros del recorrido. Las piernas respondían, iba muy cómodo y con ganas de más pero el equipo es el equipo.  Últimos metros, apretamos un poquito, cruzamos la meta con los brazos arriba y terminamos una bonita carrera con la sensación de que podíamos haber dado algo más.

Rápidamente fuimos a recoger el isotónico y la fideuá, que calentita entra como si no hubiera comido en tres días. Comentamos un poco como ha ido con los compañeros, algunos han sufrido más, otros van sobrados, pero como siempre salir a correr por tu ciudad un domingo te llena de energía el cuerpo y la mente para poder así,  encarar la última semana de trabajo de año con alegría y ganas.

El trabajo en  equipo es:

  • Escuchar.
  • Aprender.
  • Animar.
  • Poner en común.
  • Disfrutar.
  • Divertir.
  • Ceder.
  • Criticar constructivamente.
  • Ayudar.
  • Empujar.
  • Aconsejar y dejarse aconsejar.
  • Triunfar en conjunto.
    ¿Se puede pedir más?

Un abrazo.

Carlos,

jueves, 15 de diciembre de 2016

Deja de quejarte, actúa

Quejarse es el pasatiempo de los incapaces. -Hugo Ojetti (escritor y periodista italiano)-



Quejarse no sirve de nada. Nunca. Piensa una sola vez que quejarte te ha servido realmente para algo.

viernes, 9 de diciembre de 2016

Cómo gestionar tu email antes de que explote

Lo más importante en la comunicación es escuchar lo que no se dice. –Peter Drucker-



Una de las primeras cosas que tienes que hacer para alcanzar un alto rendimiento personal es aprender a manejar/gestionar tu correo electrónico adecuadamente y de manera eficaz. Objetivo: Inbox Zero.

Ya han pasado 45 años desde que Ray Tomlinson, ingeniero del MIT (Massachussets Institute of Tecnology) envío el primer correo electrónico de la historia y se ha convertido en una de las herramientas que más han cambiado la comunicación personal hoy en día. Muchas de las tareas que tienen que realizar los profesionales del conocimiento hoy en día, vienen a través del email. Por eso es de vital importancia aprender a usarlo adecuadamente.

Una buena parte del estrés que se genera en el entorno laboral viene a través de los mensajes recibidos o acumulados en tu bandeja de entrada. Las decenas de mensajes sin leer, la entrada de nuevos correos mientras trabajamos y la imposibilidad de hacer frente a todo lo que nos piden por esta herramienta es el caldo de cultivo del estrés laboral y puede llegar a generar una ansiedad innecesaria por no poder atender todas las exigencias demandadas.

Tu rendimiento y tu productividad laboral se verá muy afectados si no consigues dominar tu correo electrónico antes de que te este domine a ti.

El objetivo principal de la gestión eficaz de tu email es mantener en todo momento tu bandeja de entrada vacía. Ojo, esto no significa que tengas que hacer todo lo que tengas pendiente para que tus mensajes desaparezcan. Mediante los siguientes pasos te explicaré como procesar y organizar todos los correos para vacíar tu inbox y que estén en el lugar adecuado para cuando los necesites. De esta manera no perderás nada y te podrás dedicar a lo que tienes que hacer sin preocuparte de los correos sin leer o de las tareas pendientes por cerrar.

GTD, junto con otras técnicas, métodos y hábitos nos ayuda a mantener el control de nuestro correo para poder ´llegar a todo´ y no perder ningún correo por el camino.
La bandeja de entrada no es una lista de tareas.

Ordena tu correo electrónico paso a paso y libérate del estrés definitivamente.

Reserva una tarde o unas horas para realizar este proceso. Es el principio de tu nuevo sistema de organización y requerirá algo de tiempo ponerlo todo en orden pero te aseguro que notarás un cambio sorprendente:

1. Crea las siguientes carpetas:

- ACCIONES SIGUIENTES (para tareas) -yo la llamo ToDo-.
- INFO (para correos que sirven de consulta).
- SEGUIMIENTO (para correos que requieren una respuesta por parte de alguien o una acción que has delegado).
- ALGÚN DÍA (para correos que te indican alguna acción que tienes que hacer pero que vas a posponer para una mejor ocasión o quieres valorar más adelante si hacerlo o no).
- ELIMINADOS (para los correos que eliminas).

2. Abre tu inbox y ve aplicando GTD a cada uno de tus correos. Procésalos y organizalos en las carpetas correspondientes.

>>¿Qué es?

Si es una tarea que te lleva menos de dos minutos, hazla.Si es una tarea que te llevará más de dos minutos, ponla en la carpeta de acciones siguientes o TO_DO.
Si es información que necesitarás para alguna tarea o proyecto guárdala en la carpeta INFO.
Si es algo que quieres deja para más adelante guárdalo en ALGÚN DÍA.
Si es algo que tienes que hacer en una fecha determinada, anótalo en la agenda y elimina el correo enviándolo a la carpeta de ELIMINADOS.
Si no te sirve para nada elimínalo -a la carpeta de ELIMINADOS.
Si es algo que corresponde a una carpeta específica de tu trabajo, archívala allí. Ej.: Un presupuesto en la carpeta PRESUPUESTOS.

Sigue estos pasos para cada uno de tus correos de tu inbox y recuerda, estás procesándolos no te pongas a hacerlos sólo procésalos -salvo en el caso de que te lleven menos de dos minutos como hemos visto antes-.

3.- Cuando tengas tu inbox a cero realiza el mismo proceso pero con los demás mensajes que tienes en las demás carpetas que tienes y una vez procesados elimina esas carpetas.

4.- Crea las reglas necesarias para que los correos entrantes se archiven en las carpetas que tu quieras.

5.- Repite el proceso de vacíar tu inbox varias veces al día, pero no estés continuamente pendiente del correo electrónico, yo lo proceso de tres a cinco veces durante mi jornada para mantener el inbox zero.

De esta manera, tendrás todos tus correos identificados y organizados. Solo te queda elegir un correo de tu lista de acciones siguiente y ponerte a trabajar. Empezarás a disparar tu productividad y tu rendimiento.




5 consejos finales

Ten el mínimo número de carpetas. De esta manera buscar los correos será mucho más fácil. Acostúmbrate a utilizar el buscador del correo y a utilizar los filtros para la búsqueda, en vez de archivar estos correos en decenas de capetas.

Trabaja con el correo electrónico apagado si no es imprescindible. Una de las mayores fuentes de interrupciones y de estrés en el estar continuamente viendo como van entrando los correos a la bandeja de entrada. Mucha gente se extraña de esta manera de trabajar pero créeme ganarás eficiencia.

Utiliza las reglas del correo. Haz que él trabaje para ti. Ahorraras tiempo en procesar los correos ya que se archivarán automáticamente en la carpeta adecuada.

No hagas las tareas al procesar la bandeja de entrada. Es uno de los errores más frecuentes que se comenten al empezar a usas GTD. Primero procesa, luego organiza y por último haz.

No borres correos, los eliminados guárdalos en una carpeta de ELIMINADOS. Puede que necesites consultarlos más adelante.

Te animo a que lo pongas en marcha y me cuentes tus sensaciones.

¡Adelante!

¿Necesitas ayuda? info@carlosantoran.com o déjame tu duda un comentario.

Un abrazo.
Carlos.

Foto: Realistic shots, Boosfight.co

Enlaces relacionados:
Método GTD® | 0 Introducción
Método GTD® | 1 Recopilar
Método GTD® | 2. Procesamiento: Vaciar la bandeja de entrada
Método GTD® | 3. Organización: Creando los recipientes adecuados
Método GTD® | 4. Revisión semanal: El motor del sistema

viernes, 2 de diciembre de 2016

La regla de los dos minutos

Confía en el tiempo, que suele dar dulces salidas a muchas amargas dificultades. - Miguel de Cervantes (1547-1616), Escritor español-




Esta regla es un pequeño hábito que David Allen incluye en su método de organización personal GTD y que nos ayuda a avanzar en el procesamiento de nuestro inbox de una manera ágil.

La regla dice que al procesar tu bandeja de entrada si lo que estás procesando es una tarea que debes hacer tu y que la puedes hacer en menos de dos minutos, hazla inmediatamente y a continuación continua procesando tu bandeja de entrada.

Las notas, papeles, correos, paquetes, en definitiva, todas las cosas que llegan a nosotros - a partir de ahora 'cosas' - las recopilamos en nuestra bandeja de entrada o inbox.
Cuando nos disponemos a procesarlas -te recuerdo que procesar no significa hacer- lo que haremos es determinar qué es cada 'cosa' y la colocaremos en el sitio adecuado, -organización-.
Si no conoces GTD, el proceso es el siguiente:

Varias veces al día, las que consideres, vas tomando esas cosas de una en una y te preguntas qué es eso y si es accionable, es decir, si puedo hacer algo con esa 'cosa':

Si no es accionable

Puede ser que no sirva para nada, entonces lo tiras a la basura directamente y si es algo que sirve como información para algún proyecto o tarea lo archivas en el sitio adecuado.

Si es accionable

Puede ser un proyecto -algo que necesita más de una tarea para ser hecho- entonces anótalo en tu lista de proyectos, identifica la próxima tarea y anótala en tu lista de tareas o acciones siguientes, según como la llames.

Puede ser una tarea, si es una tarea para la que se necesitan más de dos minutos, delégala a la persona adecuada y si eres tu la persona que lo tiene que hacer anótala en tu lista de tareas para hacerla en cuanto tu contexto te lo permita.

Si es una tarea corta y rápida que te va a requerir menos de dos minutos, hazla y después continua procesando el resto de 'cosas' de tu bandeja de entrada'.




El porqué de los dos minutos y no cinco está claro. Procesar tu bandeja de entrada tiene que ser algo ágil y rápido. Dos minutos es un tiempo perfecto; si te pusieras a hacer una tarea que recoges del inbox durante más de dos minutos pasarías de estar procesando a estar haciendo y eso cortaría de raíz todo el proceso de llegar al inbox cero.

La regla de los dos minutos te permite sacar adelante sin pensarlo apenas las tareas cortas y casi siempre poco importantes que estarían ocupando un espacio en tu mente generando un estrés innecesario.

No tiene sentido en una tarea de esta índole, perder el tiempo en anotarla en tu lista de tareas para ser hecha más adelante. En el tiempo que tardarías en anotarla te da tiempo a hacerla. Es una manera muy eficiente de avanzar en tu trabajo de manera rápida.

Te genera un estado de control liberándote de tareas pequeñas que tenderías a procrastinar si las tuvieras escritas en tu lista. A veces no es así, puede que esa tarea corta y rápida sea muy importante para avanzar un proyecto, pues adelante, ya está, ya has avanzado, sigue procesando.

Poner en práctica la regla de los dos minutos fue para mi de las cosas que más me ayudaron en los comienzos para poder ganar en productividad, liberando mis pilas de cosas por hacer casi instantáneamente.

No es fácil saber que tarea te va a llevar menos de dos minutos, haz la prueba. Coge un tarea de tu inbox que consideres que se puede realizar en ese tiempo y mide lo que tardas en hacerla. Muchas veces no tenemos las referencias suficientes de lo que realmente se tarda en hacer algo. Con la práctica llegarás a saber y a determinar con exactitud que tareas puedes hacer según esta regla.

Eso si, dos minutos es un valor aproximado, obviamente si son dos minutos y medio vale igual pero sé lo más estricto posible con la regla porque si no, terminarás haciendo en lugar de procesando.

Beneficios

Mayor control.
Mayor sensación de avance, con lo cual la satisfacción aumentará.
Liberarás trabajo rápidamente (tareas pendientes que antes tenías anotadas y ahora ya no)
Procrastinarás menos.
Harás más.
Serás más eficiente.

Te pongo un ejemplo

Tienes una pila de papeles enorme en tu bandeja de entrada de tu mesa y comienzas a procesarla. Coges una hoja, es una tarea que tienes que hacer pero lleva bastante tiempo. Tienes que redactar el informe de la reunión y anotas en tu lista de acciones siguientes:

Redactar informe de la reunión trimestral de proyectos.

Continuas procesando. Coges un folleto de un evento al que tienes que confirmar la asistencia con una simple llamada. ¿Qué haces? La llamada va a ser corta y solo para decir: ¡Cuenta conmigo! Hazla. Da tu confirmación, cuelga rápido y continua procesando la bandeja de entrada.

Es fácil ¿no? Practícala cada vez que proceses y verás cuanto trabajo te quitas de encima.

Un abrazo.
Carlos.