martes, 24 de enero de 2017

6 herramientas que utilizo para gestionar mis tareas

"La mejor forma de empezar es dejar de hablar y empezar a hacerlo". -Walt Disney-




1.- LÁPIZ Y PAPEL


El lápiz y papel es una herramienta que tiene todas las funcionalidades que tú le quieras dar. La herramienta por excelencia. Si vas a comenzar a implementar GTD o cualquier otro sistema de organización de tareas, te recomiendo que empieces por llevarlo en papel. No pierdas tiempo en encontrar la herramienta perfecta, app o software específico para GTD. Ya tendrás tiempo para pasar a una gestión digital si crees que te es más útil.

He gestionado mi sistema en papel y lápiz durante años. Esto me ha permitido aprenderlo perfectamente, asimilarlo mejor, cometer errores. Tenerlo en papel hará que puedas tener una mejor visión del sistema.


Cómo gestionar GTD en papel y lápiz

Prepara una libreta para tus listas de control y otra libreta, bloc de notas, a modo de bandeja de entrada para recopilar toda la información y 'cosas' que te lleguen. Procesa tu bandeja de entrada y anota tus acciones siguientes (tareas), proyectos, tareas para seguimiento, etc., en la primera libreta. Mantén tu libreta siempre a mano, allí tendrás todo tu mundo, no perderás nada y no dependerás de conexiones o baterías de dispositivos. Me encanta poder llevar mis anotaciones en papel y me ha funcionado a la perfección.

Es sencillo, disponible en todo momento y además la escritura a mano nos obliga a pensar mejor, a ordenar nuestras ideas y mantiene nuestro cerebro ágil. Además escribir a mano es relajante, te obliga a mantener el foco y la atención.

Es cierto que quizá perdemos algunas funcionalidades que nos puede dar cualquier otro sistema, como por ejemplo el teléfono móvil, pero para comenzar es fantástico.

Llevo un tiempo probando otra herramienta fascinante por su sencillez, es la siguiente:


2.- WORKFLOWY


Es una aplicación sencillísima para crear listas y sublistas hasta el infinito. Cuando la abres te aparece una simple hoja en blanco que recuerda a un procesador de textos estilo word. No te asustes, desde allí puedes empezar a crear. Empieza a crear listas y a asignar etiquetas a cada línea que te permitan clasificar cada una de ellas.

Después de haber trabajado con ella durante un par de meses, es la herramienta que definitivamente voy a utilizar para gestionar mis tareas, en cuanto a listas de control, pequeñas anotaciones para proyectos y seguimiento de tareas delegadas.

Puedes filtrar por etiquetas para encontrar tareas, proyectos o anotaciones. Otra de las funcionalidades es que puedes exportar todos los datos en HTML o texto para poder realizar tus copias de seguridad o traspasar los datos a otro sitio e incluso puedes imprimir tus listas directamente. También puedes añadir links

La versión gratuita te permite añadir 250 líneas, a lo que puedes sumar que puedes poner una notalas notas que puedes poner en cada línea con lo que la capacidad aumenta. Las versiones de pago te dan espacio ilimitado por 4,99 $ al mes o 49,99 $ al año. En la versión Premium puedes personalizar el ‘lienzo’ y el tipo de letra. Ya lo he dicho, se nota que me gusta, me encanta por su sencillez. No le pidas más.


3.- EVERNOTE




No podía faltar la clásica herramienta para la gestión de proyectos y tareas. EVERNOTE. Quizá sea la más conocida en cuanto a aplicaciones de productividad. Tiene infinidad de posibilidades. Es una herramienta excelente para capturar, escribir, crear y organizar.

Puedes tomar notas, crear carpetas para ordenarlas, etiquetas y recordatorios. Puedes adjuntar archivos como información de tus proyectos, enviarle un email para que te lo archive como una nota y muchas, muchas más. 


Es la primera que probé y es muy completa. Ahora no la utilizo porque la versión gratuita se me queda corta y no necesito las versiones más Premium, pero he querido ponerla porque la he utilizado durante mucho tiempo.

La versión Basic, gratuita, sólo lo puedes utilizar en dos dispositivos y tienes 60 MB de carga al mes. Las versiones Plus y Premium a 29,99 y 59,99 euros anuales respectivamente, 
aumentan considerablemente las prestaciones. 

4.- FACILE THINGS



Facilethings es una aplicación desarrollada en España. Se auto-denominan la solución definitiva para GTDistas. Está absolutamente enfocada para personas que usan GTD como sistema de gestión y organización de tareas. Puedes capturar, organizar y revisar tu sistema fácilmente. Puedes conectarlo a tu cuenta de Evernote y a muchas aplicaciones como Twitter o Google drive. Sinceramente, es la que menos he utilizado pero tiene muy buena pinta. Te guía sobre todo el proceso de las 5 fases de la gestión con GTD de manera muy intuitiva y fácil. Te envía diariamente recordatorios de las tareas pendientes. 

Es una aplicación muy útil si te organizas con GTD pero no sirve para nada más allá. Tienes una versión de prueba durante 30 días. Después la aplicación es de pago, desde los 9 euros al mes en suscripción mensual hasta los 5,33 euros al mes en suscripción anual.

5.- COLOR NOTE




Es una aplicación para smartphone sumamente sencilla (como veis me encantan las herramientas sencillas). Se trata de una aplicación para tomar notas. La utilizo como bandeja de entrada de mi teléfono. Puedes crear diferentes apartados y distinguirlos por color.

6.- GOAL TRACKER

No es una herramienta para la gestión de tareas pero la he querido poner aquí porque es una aplicación que vengo usando desde hace bastante tiempo y me parece muy útil. Esta aplicación te ayuda a hacer un seguimiento de los hábitos o rutinas que quieras establecer, pudiendo anotar diariamente los días que la has realizado y te marca los días que no la ha hecho. Tiene recordatorios que puedes configurar para que te avise a la hora que desees. Es muy intuitiva y muy visual.

¿Qué herramientas utilizas para gestionar tus tareas?

Un abrazo.
Carlos.

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martes, 17 de enero de 2017

14 días creando mi día perfecto: Comienzo del proyecto personal #MyBestLifeProject

No insistas en el pasado, no sueñes en el futuro, concentra tu mente en el momento presente. -Buddha-


Este año voy a comenzar un proyecto personal que he bautizado como #MyBestLifeProject. Lo llevo madurando un tiempo. Iba a ser un proyecto más interno y propio pero he decidido darle una vuelta y darle una forma más consistente y hacerlo un desafío personal para conseguir un cambio consciente y una mejora personal.

El objetivo del proyecto es experimentar y poner en práctica nuevos hábitos, experiencias, desafíos o nuevos aprendizajes que me ayuden a mejorar mi vida tanto personal como profesionalmente y que me empujen a alcanzar el alto rendimiento y máxima productividad personal. Al igual que en un laboratorio, la experimentación, en este caso a nivel personal, es la única manera que tenemos de saber qué es lo que más nos beneficia y de este modo poder adquirir rutinas y hábitos vitales que nos acerquen más al objetivo de la máxima felicidad y aprovechamiento.

Una de las mejores maneras de automotivarse para poder cumplir los objetivos personales es creando algo que te apasione, que tengas ganas de hacer. Poniéndolo en marcha aquí, me aseguro el seguimiento constante y la motivación necesaria para conseguirlo.

Desarrollo del proyecto

De manera periódica y en principio, durante 2017, implementaré un nuevo hábito, realizaré algún experimento, viviré alguna experiencia o aprenderé algo nuevo que me haga mejorar en algún aspecto, que sume y que crea que pueda llegar a ser beneficioso para mí en cualquier ámbito, por diversión, o sólo porque quiera saber qué ocurre. Casi como un juego. Cada cierto tiempo, elegiré una de estas experiencias y la llevaré a cabo. Os iré compartiendo las sensaciones y/o aprendizajes de cada una de ellas.

Mi primer experimento

Ya ha comenzado, de hecho comenzó ayer con: 14 días creando mi día perfecto.

Durante los próximos 14 días voy a establecer la rutina de visualizar cómo quiero que sea mi día. Visualizar mentalmente las sensaciones que quiero tener, cómo me quiero sentir, los objetivos que quiero cumplir y el desarrollo de mi día a día. La visualización del futuro te ayuda a decirle a tu mente qué es lo que quieres conseguir y cómo te quieres sentir. Créeme, esta técnica tiene un gran poder. Ayuda a relajarte en los momento más tensos ya que has experimentado previamente esa sensación. Te ayuda, también, a motivarte para conseguir un objetivo concreto. Mejora la percepción de ti mismo y tu bienestar general. La visualización puede hacer generar al cerebro las mismas sensaciones que si lo que estuvieras visualizando fuese real.

No quiere decir que mi día vaya a ser perfecto solo por visualizarlo así, ni mucho menos. Muchos libros de autoayuda predican estas máximas sin ningún tipo de fundamento. Lo que si puedes crear es un cambio interior para poder sentirse un poquito mejor, con más fuerza, mas seguridad y más motivación para poder afrontar los retos diarios con mayor calma y fluidez.

Es una técnica muy utilizada en psicología para reducir el estrés y la ansiedad, y en el deporte para ayudar a lograr la motivación y la concentración necesarias para lograr el éxito en un determinado momento. Hay estudios que lo avalan como éste.

Compratiré las conclusiones con vosotros al final del experimento. Veré si es realmente útil o no, porque de esto se trata, de probar, experimentar. No sé si 14 días serán suficientes pero no quiero que sean experiencias muy largas, al menos de momento.

Os animo a uniros al proyecto #MyBestLifeProject y a compartir vuestras experiencias y sensaciones con todos nosotros.

Un abrazo.
Carlos.
Foto: hoahocvietnameditor

lunes, 9 de enero de 2017

Por qué automatizar tus tareas personales te hace ultraproductivo

El día precedente enseña el día que sigue -Píndaro-.


Si eres capaz de poner tus rutinas diarias en el tiempo adecuado y automatizarlas correctamente, evitarás perder el tiempo teniendo que tomar las mismas decisiones todos los días.


Cada día llevamos a cabo una serie de rutinas que repetimos una vez tras otra: ponernos la ropa, desayunar, decidir que tareas vamos a realizar hoy, archivar facturas o escribir 500 palabras para el post del blog entre otras muchas. En la mayoría de las ocasiones, las decisiones son las mismas día tras día, sobre todo al empezar la jornada. La rutina diaria puede verse facilitada si esas decisiones las tomamos en el momento adecuado

Por ejemplo, la ropa que me voy a poner todos los días no la decido por la mañana al levantarme. La noche anterior preparo la ropa que me voy a poner, de esta manera, evito tener que tomar esa decisión al levantarme, que es un momento en el que estás arrancando el día y cuesta más tomar decisiones, por eso debes ponértelo fácil. Por una parte, evitas una pérdida de tiempo innecesaria escogiendo tu ropa y por otra vas directamente a lo que tienes que hacer, aumentas tu productividad personal haciendo lo que es importante.

Al igual que con la ropa, puedes automatizar tus rutinas o cambiar el momento de tomar tus decisiones hacia actividades cotidianas diarias y así, centrarte en el momento y disparar tu ultraproductividad.

También, si evitas procrastinar determinados tipos de tareas contribuyes a una mejora de tu bienestar y evitas retrasos de tiempo y estrés innecesarios. Como por ejemplo: asegurar que tu móvil, gps para correr, etc, está cargado siempre antes de salir de casa. Esto se consigue poniendo a cargar siempre que se necesite sin procrastinar lo más mínimo o tomar como rutina dejar cargados los dispositivos antes de ir a dormir.



Estas son algunas de las actividades a las que puedes aplicar tu automatización para ser ultraproductivo
  • Ropa que vas a vestir al día siguiente.
  • Asegurar que tu dispositivos tienen siempre la carga adecuada.
  • Tener siempre planeadas de antemano las tareas a las que quieres dedicar tu día. (TMI, tareas más importantes)
  • Qué vas a desayunar.
  • Dejar recogidas las diferentes estancias en el momento.
  • Mantener las cosas siempre en su sitio, llaves, material, cartera...
  • Colocar estratégicamente lo que tienes que llevarte en el sitio donde lo veas al marcharte.
  • Preparar la comiza o el almuerzo del día siguiente por la tarde.
  • Aplicar las reglas adecuadas a tu correo electrónico para que trabaje por ti y coloque automáticamente los correos en las carpetas adecuadas.
  • Etc.

Incluye la que quieras. Analiza que tareas o decisiones puedes tomar con antelación y añádelas a la lista. La sensación de relajación es magnífica cuando has dejado preparada esa decisión con anterioridad. Es una forma de proactividad. Un hábito básico para el alto rendimiento y productividad personales. 

Estas pequeñas rutinas contribuyen a que tu día fluya de una manera continua. Evitas olvidos, gasto de energía y liberas tu mente.

Una manera muy eficaz de mantener tus rutinas al día es crear tu lista de rutinas diarias, semanales o incluso rutinas de mañana, de tarde o para antes de marcharte del trabajo, etc. Aquí puedes incluir en el momento que prefieras, todas estas decisiones que te van a facilitar el día a día.

Ejemplo: En el trabajo.

Las rutinas antes de marcharte a casa podrían ser:

- Planificar tareas para el día siguiente.
- Dejar vacía la bandeja de entrada.
- Recoger el escritorio.
- Revisar la agenda del día siguiente.
- Archivar facturas.

Hacer esas tareas en ese momento facilitan la vuelta al trabajo al día siguiente y te permiten empezar a trabajar directamente en tus tareas sin perder tiempo decidiendo y haciendo otras tareas que 
retrasarían tu trabajo y te harían disminuir tu productividad. 
Automatizar internamente las rutinas diarias te hace tomar más control de tu trabajo y de tu vida.
Además suelen tareas de baja energía, es decir, que no necesitas estar al 100% de tu capacidad para realizarlas y el final del día es el momento perfecto. De este modo, puedes aprovechar el momento de tu máxima capacidad para dedicarte a las tareas realmente importantes. Esto suele ocurrir para la mayoría de las personas, a primera hora de la mañana, como es lógico por otra parte si el descanso ha sido el correcto.

Optimiza tu tiempo para hacer que tu día fluya desde el mismo momento en que te levantas. Ahora piensa, ¿en qué puedo mejorar? Hazlo. Verás resultados. Let´s go.

Un abrazo.
Carlos.


Fotos: Bossfigh.co


lunes, 2 de enero de 2017

Mis 3 palabras para 2017

La palabra es el arma de los humanos para aproximarse unos a otros. -Ana María Matute-




Este nuevo año voy a adquirir un nuevo superhábito que he tomado prestado de Isra García y que puso en marcha gracias a Chris Brogan. Consiste en escribir 3 palabras que sirvan de guía durante el próximo año. No son  unos objetivos a alcanzar, son una línea a seguir para conducir mis esfuerzos y que pretenden marcar el camino de mi hoja de ruta durante los próximos meses.

Me ha entusiasmado la idea y voy a ponerla en marcha. Creo que me va a proporcionar (ya lo ha hecho) una visión más global de lo que quiero que marque mi próximo año y me va a ayudar a interiorizarlo.

Estas son las tres palabras que he elegido:

Diversión

Observo cómo juega mi hijo y no hay momento en el que no lo haga por pura diversión. Sin más finalidad que reír, pasarlo bien y disfrutar. Hago cosas que me gustan, que me hacen sentir bien, estoy realmente satisfecho con lo que estoy viviendo pero me falta algo de eso. Divertirme realmente. Este año voy a dedicar parte de mis esfuerzos a divertirme al máximo, voy a buscar actividades o las crearé con el simple fin de pasarlo bien, sin más. Como cuando un niño juega en el barro sin pensar que le dirán sus padres cuando lo vean hasta arriba de barro. Esa es la sensación que busco. Trabajaré en ello.

Escribir

Escribir va a ser una actividad en la que quiero dedicar este año más tiempo y que va a ocupar gran parte de mis acciones en cuanto a mi tiempo libre se refiere. Me ha proporcionado, como ya dije en la valoración del primer año del blog, una manera de poder compartir mi experiencia y mis experiencias, una forma de poder adquirir nuevas destrezas y de mejorar interior y exteriormente. Es fantástico para fijar conceptos. Es una herramienta poderosa para poder mejorar mi productividad personal y alcanzar el alto rendimiento en mi vida. Me ha enganchado de tal manera que necesito seguir escribiendo. Quiero centrarme en continuar aprendiendo a escribir mejor. Tengo muchas ideas y muchas cosas que seguir compartiendo. Un post semanal va a hacer que mantenga la motivación para seguir esta línea; además de un nuevo proyecto centrado en la organización personal en el que trabajaré este año y que me hace especial ilusión.

Conocimiento

Como parte de mi crecimiento personal, este año quiero adquirir nuevos conocimientos en diversas áreas mediante cursos, lecturas, formaciones específicas regladas o no, que hagan aumentar mis habilidades y me proporcionen más capacidades personales y profesionales. Elegiré las áreas o temas de manera que sean aquellos que hagan que sumen y me proporcionen valor añadido ya sea a mi carrera profesional, mi desarrollo personal, mis habilidades núcleo o creativas. Utilizaré plataformas diversas que me proporcionen la libertad de adaptar mi tiempo disponible a estas formaciones como: Udemy, Coursera, edX, LinkedIn, TEDUNED, formación on-line, podcasts, YouTube, libros; si lo veo suficientemente importante no descartaré formaciones presenciales o más intensas. Esta será línea a seguir. Sin intención, sin metas, sin objetivos primarios.


Estas son mis tres palabras, mis railes para este año, que me ayudarán en los objetivos o propósitos físicos, mentales, laborales y personales marcados para este año.

Es una época de buenos propósitos, yo los marco (todos deberíamos hacerlo), pero los voy moldeando a lo largo del año en función de las circunstancias por eso me gusta tanto la idea de las tres palabras que guíen el camino a seguir, para en un momento de desorden poder volver a ellas y retomar el sentido.

Siéntete libre de compartir tus tres palabras. #3Palabras2017

Un abrazo.
Carlos.

Foto: Bossfight.co