viernes, 28 de julio de 2017

Cerrando por vacaciones: Desproductividad, experimentos y nuevos objetivos.

Los ratos de ocio son la mejor de todas las adquisiciones.
-Sócrates

He tenido un año muy productivo; de empuje personal y desarrollo satisfactorio. Tanto mi formación como mis aprendizajes han dado un paso adelante. Llegan mis vacaciones. Es el momento de desacelerar.


En lo personal noto que he crecido, he continuado creciendo. Ese era el objetivo. Doy por finalizado mi proyecto personal #MyBestLifeProject con satisfacción ya que comprometerme por escrito y firmemente a trabajar un objetivo de estas características ha hecho que mis logros sean visibles -interiormente- y me ha hecho mejorar aspectos personales que de otra manera no habría sido posible.

Mi final de año normalmente no coincide con el fin del año natural. Es herencia de los fines de curso escolares y para mi es el mejor momento para hacer balance y establecer nuevos objetivos. El fin de año natural es otro momento que utilizo para revisar mis objetivos.

En cuanto al blog, en lo que llevamos de año he publicado con éste, 32 artículos a lo que hay que sumar 6 artículos exclusivos para los suscriptores y he publicado un ebook: Triunfa con GTD® –si todavía no te has suscrito al blog, hazlo aquí y te lo regalo-. He conseguido el objetivo de publicar al menos una vez a la semana, lo que no ha sido fácil.

Este compromiso me empuja a ser constante en la publicación algo de lo que me siento orgulloso, ya que me encanta tener la oportunidad de escribir sobre lo que me algo que me apasiona. Esto se ha visto recompensado en forma de visitas y suscriptores que cada vez sois más, lo que me motiva a continuar ya que siento que lo que os cuento os interesa.

Durante este mes de agosto no publicaré nada. Podría dejar programados los post pero prefiero que el blog descanse conmigo y se tome las vacaciones oportunas. Tras el artículo del próximo viernes, volveré en septiembre con nuevas ideas que compartir.

Mientras tanto te invito a dar un paseo por el blog y descubrir los más de 60 artículos sobre productividad personal y alto rendimiento que tienes a tu disposición.

Camino a la desproductividad

Debo dejar madurar los nuevos proyectos  y aprender a no producir, incluso mentalmente. Menos proyectos, ordenar ideas, descansar, desconectar, centrarme en el presente, disfrutar del ahora utilizando los recursos adquiridos durante este tiempo para mejorar el bienestar y recoger la energía necesaria para poder seguir mejorando en el futuro.

Desproducir –perdón por la palabra-. No se trata tanto de deshacer lo hecho sino de bajar el ritmo, producir menos pero con la misma efectividad. Producir interiormente más que exteriormente.

La línea que quiero seguir al comienzo de la nueva temporada y durante este próximo cuarto de año es clara: limitar la información a procesar diariamente tanto interna como externa y centrarme en trabajar la parte cuerpo-mente para recuperar energía y vivir más el presente, disfrutar de mí, de mi familia y gente cercana.

Creo que esto generará un vacío y paz mentales que hará aumentar mis niveles de bienestar y veré mi creatividad y mi productividad incrementada de manera indirecta. Ese es el objetivo.

Para ello, he creado el Desafío Mindfulness del que os contaré más adelante y que será uno de mis objetivos para esta última parte del año. Multiplicar la práctica y aumentar el aprendizaje de disciplinas como yoga, mindfulness, técnicas de relajación, stay moment, meditación y similares, junto al ejercicio y estiramiento diario, me ayudarán a poner mi cuerpo y mi mente a tono para 2018. De esta manera veré si son realmente efectivas o no.

Hace tiempo que no leo los periódicos,  un super-hábito que adquirí hace años, la televisión cada vez menos. Junto a esto quiero reducir los blogs a seguir a los imprescindibles así como reducir el uso –que no es mucho- de las redes sociales Facebook y Twitter como medio de información, limitando su consulta a pocas veces a la semana para compartir los que considero útil e interesante para ti.

Para ello estableceré mis OKRs  -Objetives and Rey Results- en base a esta línea de estilo que me he marcado para los próximos meses. Menos es más.

Seguiré en mi línea de escribir y compartir contigo un artículo sobre alto rendimiento, productividad personal, estilo; además de compartir mis aventuras en carreras o experiencias vitales, experimentos, etc… al menos una vez por semana. Es el único compromiso que adquiriré conmigo y contigo.

El artículo mensual exclusivo lo eliminaré y os regalaré nuevos pensamientos de vez en cuando, sin fecha fija. De esta manera quiero reducir las tareas auto-impuestas para no tener que estar atado ya que las circunstancias a veces no son lo propicias para poder escribir todo lo que me gustaría.

En el aspecto profesional, quiero mantener mi nivel de productividad como hasta ahora centrándome en mejorar la concentración, eliminar distracciones propias y centrarme en poder trabajar más fluido, adoptando micro-hábitos que me ayudarán a este propósito. Centrarme en los pequeños detalles para mejorar mi enfoque y concentración. Lo he llamado FLOW WORKING.

Nuevos experimentos

Me encanta experimentar, creo que es la base para fundamentar opiniones y creencias; pensamientos y deducciones.

Ahora que llega mi mes de vacaciones compartiré a la vuelta con vosotros las conclusiones de un experimento -ya un hábito- que instauré hace tiempo y que me proporciona desconexión absoluta y me centra en disfrutar del momento.

Lo he llamado OFFLINE, no es otra cosa más que desconectar mi smartphone durante un periodo de tiempo en vacaciones, al menos una o dos semanas –mi intención es, en un futuro, poder hacerlo el mes entero-.

Lo llevo haciendo un par de años y es realmente placentero. Cero distracciones, cero notificaciones, cero tentaciones de consultar información. Una desintoxicación similar a dejar de fumar. Es realmente beneficioso para la mente. Te permite disfrutar al máximo de cada segundo.

Desproductividad y vacaciones, mi próximo viaje. Las fuerzas van justas pero aún queda un pequeño camino por recorrer. Te invito a seguirlo conmigo y a daros una vuelta por aquí de vez en cuando para continuar incrementando tus niveles de rendimiento personal.

Un abrazo.
Carlos.

viernes, 21 de julio de 2017

Las 5 cosas que haces mal trabajando con tu email

Si no estás cometiendo ningún error, no estás innovando. Si estás cometiendo los mismos errores, no estás aprendiendo. ­-Rick Warren.

¿Tienes la sensación de no llegar a todo lo que se te pide a través de tu email? ¿Cada vez que te llega un nuevo correo tu adrenalina y ansiedad se disparan? ¿Tu correo es un caos organizativo y no encuentras nunca mensajes que necesitas? Esto es consecuencia de unos hábitos inadecuados, improductivos y totalmente obsoletos cuando trabajas delante de tu ordenador.


Uno de los mayores problemas con los que nos encontramos los que trabajamos con el correo electrónico es el de no desfallecer procesando, leyendo y poniendo atención en cada uno de los correos que nos llegan. Se ha convertido en nuestra herramienta de trabajo, por eso tienes que ser capaz de gestionarlo adecuadamente para que no se convierta en fuente de estrés y sea tu aliado de cara a tu productividad máxima.

Por ello debes ser consiente de tus errores al manejar esta herramienta que ha cambiado el mundo de la comunicación y la forma de trabajar. Los más comunes son los siguientes:

UTILIZAR TU BANDEJA DE ENTRADA COMO UNA LISTA DE TAREAS

Sin duda este es el mal hábito más arraigado entre todas las personas que trabajan habitualmente con el correo electrónico. El mensaje llega a tu inbox, lo abres y ves que tienes que hacer algo. Lo cierras y allí se queda como recordatorio de que ese email está esperando tu acción. En el mejor de los casos lo vuelves a poner como no leído para recordarte que tienes una tarea pendiente.

No me cansaré de ver esta forma de trabajar tan poco productiva. Viene de la falta de un sistema claro de organización personal y denota ese temor a perder el control o a no acordarse de que se tiene que hacer algo con ese mensaje. A lo que conduce esa práctica es a acumular correos en tu bandeja de entrada; algunos leídos, otros sin leer, otros que no sabes muy bien si los has leído o no porque no confías lo suficiente en tu sistema arcaico de volverlos a poner en negrita…

El ver en cada momento la bandeja de entrada llena con todos esos correos no hace más que aumentar tu estado de ansiedad ante lo que tienes que hacer. El desorden acumulado no hará otra cosa que generar sensación de descontrol y provocará una falta de eficiencia que notarás en tu trabajo diario. Tranquila, no eres la única que trabaja así

La bandeja de entrada debe ser el lugar donde tus email estén de paso hasta que los proceses y los organices de manera adecuada hasta archivarlos en el sitio adecuado o eliminarlos –en sistemas de alta productividad la gran mayoría son eliminados tras procesarlos-. No los elimines definitivamente, crea una carpeta de eliminados y mándalos allí. Los podrás consultar si lo necesitas y no interferirán en tu rutina diaria.

Olvida ya la idea preconcebida de que tu bandeja de entrada es el lugar al que acudir cuando quieres elegir la siguiente tarea con la que trabajar. No es su función. Aprende a procesar y organziar tus correos y ganarás salud.

TRABAJAR CON EL CORREO ELECTRÓNICO PERMANENTEMENTE ABIERTO

A no ser que por la naturaleza de tu trabajo o porque en ese momento la realización de tus tareas lo exija, trabajar con el correo electrónico es un error tan frecuente como inadecuado. Es otro de las hábitos arraigados entre los trabajadores.

Creemos que debemos estar conectados continuamente ante la posibilidad que nos llegue un email tan importante o tan urgente que debas dejarlo todo para ponerte con él sino tu empresa se va ir a pique o lo que es casi peor, tu jefe te va a echar una bronca tremenda por no haber atendido a tiempo tus obligaciones.

Primera lección de productividad: Los mensajes que llegan por correo electrónico son los menos importantes de todos. Pueden esperar. Si es algo realmente importante y que requiere tu atención inmediata contactarán contigo en persona o por teléfono. Seguro.

Si, también hay personas que pretenden que al enviarte un email lo contestes al instante. Ese tipo de personas vivirán en una permanente frustración. Nunca van serán complacidas porque contestar a un email no debe ser la prioridad.

Por todo esto, solo debes consultar la bandeja de entrada de tu email en contadas ocasiones a lo largo del día, para procesar y organizar lo correos que te ha llegado, vaciar tu bandeja de entrada, apagar el correo y continuar con tus tareas.

Evitarás las distracciones al no ser constantemente interrumpido por las notificaciones de un nuevo mensaje y evitarás también la tentación de abrir inmediatamente todos los correos que te llegan para ver qué es, lo que hace que el aprovechamiento de tu tiempo sea nefasto, tu productividad personal caiga y tus tareas nunca sean terminadas a tiempo.

ARCHIVAR DEMASIADO

Si tienes decenas de carpetas donde archivas todos y cada uno de tus correos por nombre, fecha, tema o departamento, tienes que saber que es una absoluta pérdida de tiempo. Olvida esa forma de organizar tu correo y céntrate en las carpetas que son absolutamente necesarias que son:

  • @cciones siguientes (esta carpeta llega a ser prescindible cuando alcanzas un alto grado de eficiencia pero para comenzar te será útil)
  • @Seguimiento o @ la espera. Para temas delegados o emails que requieren una acción o respuesta por parte de otra persona.
  • @Soporte o @info. Para correos que sirven de consulta para proyectos o tareas a realizar.
  • @lgun día. Para correos que sirven de recordatorio de algo que quieres retomar en el futuro, ya sea un proyecto o una tarea que no forma parte de tu prioridad actual pero que quizá más adelante quieras centrarte.
  • @Específica. Puedes tener más carpetas que por la naturaleza de tu trabajo sean específicas para temas concretos y puede ser muy útiles. Yo, por ejemplo, tengo una, llamada @Presupuestos donde van a parar todos los presupuestos que me llegan.

Acostúmbrate a buscar correos por el buscador del servidor de email y evitarás saturarlo con decenas de carpetas inservibles y que te harán dudar a la hora de recuperarlos. No archives por nombre. El mismo gestor de correo te filtrará los email por emisor. Aprovecha las ventajas de las buscadores.

NO UTILIZAR REGLAS DE CORREO

Las reglas de correo son una herramienta fantástica que hace que el email trabaje por ti. Automatizar el procesamiento y organización de tus correos electrónicos te ayuda a dedicar tu tiempo a leer los correos que realmente necesitan de tu atención mientras los que no, se archivan adecuadamente como tu les digas.

Por ejemplo, crea una regla que mande directamente a la basura correos de notificaciones periódicas de sistemas que llegan cada vez que hay alguna novedad. Suele ser el caso de trabajadores de empresas que utilizan sistemas diversos de compras, gestión de incidencias y demás...

Otro ejemplo de regla muy útil: Cada vez que envío un email a alguien y espero una respuesta por su parte, ya sea contestando al correo o realizando una tarea -delegación- me pongo en copia oculta. Como tengo la regla de que todos los correos enviados a mí por mí se envíen directamente a la carpeta de @Seguimiento, no tengo que preocuparme de poner ese correo que he enviado en esa carpeta, se hace automáticamente. Al hacerlo así sé que al revisar la carpeta de @Seguimiento voy a tener todos los correos que tengo delegados para poder revisar el estado en el que están.

También puedes enviar a la basura directamente los email de tu jefe….pero tu verás las consecuencias... ;)

El uso frecuente de reglas de correo te ayudará a dedicar el mínimo tiempo posible a procesar tu bandeja de entrada. Reducirá tus correos pendientes de leer y hará que tu trabajo sea más fácil y efectivo.

ABRIR EL CORREO NADA MAS LLEGAR AL TRABAJO

Es algo que hemos hecho y hacemos todos en alguna ocasión. Afortunadamente casi he desterrado este hábito de mí día a día y he conseguido avanzar más en mis tareas.

La costumbre es sentarte delante de la pantalla, encender el ordenador y abrir el correo electrónico a ver que sorpresa nos encontramos. Esto hace que los primeros minutos del día los dediquemos a procesar todo lo que ha ido surgiendo. Hace que si no tienes un gran dominio de tu productividad, eficiencia y concentración, te enfrasques en contestar correos, hacer las tareas que han surgido de ese procesamiento y dispersar tu mente en diferentes temas que harán que no avances en nada.

Te propongo que pruebes por una semana no abrir en correo electrónico nada más llegar al trabajo. A cambio, elige una de las tareas de tu lista de tareas y ponte con ella. Hasta que no la acabes no consultes el correo.

Hazlo y cuéntame cómo ha ido.Verás que la sensación de avanzar en tu día es mayor ya que antes de procesar todo lo que tienes pendiente en tu inbox ya has terminado una de las cosas que tenías que hacer.

¿Estas dispuest@ a cambiar tus hábitos?

Un abrazo.
Carlos.

viernes, 14 de julio de 2017

La técnica Pomodoro para mantenerte enfocado en tus tareas

Nada altera mi concentración. Podrías hacer una orgía en mi oficina y yo no miraría. Bueno, quizá una vez. —Isaac Asimov.

Mantenerte concentrado en la misma tarea durante un determinado periodo de tiempo puede llegar a ser complicado si no has desarrollado la habilidad de enfocarte sin distraccionesLa técnica Pomodoro te puede ayudar a conseguirlo.



La técnica Pomodoro es un método de administración del tiempo de trabajo desarrollado para favorecer la concentración y aprovechamiento máximo del tiempo dedicado a la realización de tareas. 

Fue desarrollado por Francisco Cirillo en los años 80 y poco a poco fue popularizándose sobre todo por el mundo de los programadores informáticos. Se llama Pomodoro porque el desarrollador lo implementó con el típico temporizador en forma de tomate (pomodoro en italiano).

La técnica

La técnica consiste en dividir tu tiempo de trabajo sobre una tarea en bloques de 25 minutos llamados pomodoros. Durante esos 25 minutos deberías estar 100% concentrado en tu tarea evitando cualquier tipo de distracción. Una vez que han pasado esos 25 minutos debes parar en el punto en el que estés y descansar 5 minutos. 

Una vez completados 4 pomodoros se realiza un descanso más largo de 20-30 minutos. Una vez pasado este descanso se comienza de nuevo con el bloque de 4 pomodoros de 25 minutos + 5 de descanso.

El método se basa en la capacidad de concentración humana, ya que el cerebro necesita descansos periódicos para mantener el rendimiento óptimo. Si trabajas durante mucho tiempo en la misma tarea sin realizar un descanso, tu capacidad de concentración disminuye a la vez que tu eficiencia.

Mantenerte enfocado en esos 25 minutos es el reto que te propone la técnica. Tendemos a dispersar nuestra atención en otras asuntos más atractivos para nuestro cerebro cuando llevamos unos minutos concentrados en algo. 

Esto es lo que nos propone: permanecer con el foco en la tarea durante esos 25 minutos para después recuperar y despejar la mente durante un lapso de tiempo corto. De esta manera evitamos la saturación y podemos trabajar durante más tiempo con la misma calidad y eficiencia.

La técnica ha sido y es muy utilizada por programadores informáticos que pasan muchas horas delante del ordenador. Tiene sus pros y sus contras. Yo personalmente no la utilizo a rajatabla. 

Me sirve de guía para acordarme que tengo que realizar descansos periódicos, pero en mi caso procuro descansar cada 50-60 minutos aproximadamente, entre 5 y 10 minutos para maximizar mi rendimiento descansando periódicamente.

¿Una técnica para todos?

Por eso no creo que la técnica se pueda utilizar para todas las ocupaciones, tareas ni contextos. Es más, creo que es muy beneficiosa solamente para ciertos momentos y tareas determinadas en las cuales sepas que no vas a ser interrumpido o tareas muy repetitivas que te van a llevar mucho tiempo, como puede ser el caso de los escritores. 

De hecho, este artículo lo estoy escribiendo utilizando pomodoros para maximizar el aprovechamiento de mi tiempo. También parte de mi ebook: Triunfa con GTD­® (suscríbete al blog y te te lo regalo) lo escribí mientras iba consiguiendo pomodoros.

El obligarte a parar de trabajar a los 25 minutos, en momentos en los que tu concentración e inspiración es máxima, no solo no es beneficioso si no puede llegar a ser contraproducente para tu productividad y creatividad. Por eso creo que aun siendo una buena técnica hay que tomarla con cierta flexibilidad para poder aumentar sus beneficios.

Ventajas

  • Favorece la concentración.
  • Aumenta la sensación de avance al ir consiguiendo pomodoros.
  • Te motiva a continuar ya que 25 minutos no parece mucho tiempo de trabajo seguido.
  • Ayuda a medir tiempos en tareas largas para poder optimizarlos.

Desventajas

  • Demasiado rígido. 
  • No sirve para todas las tareas.
  • No aprovecha los tiempos de máximo enfoque y creatividad.

La técnica Pomodoro puede ser un buen comienzo para empezar a mejorar tu concentración y no dejarte llevar con continuas interrupciones.

Te invito a que la pruebes y me cuentes si te es útil o no.

Un abrazo.
Carlos.

jueves, 6 de julio de 2017

Viajar mola

“Nuestro destino nunca es un lugar, sino una nueva forma de ver las cosas”. –Henry Miller

Viajar es algo más que trasladarse de un lugar a otro. Cuando viajas creas sensaciones nuevas. Conocer nuevos lugares es un hábito que tienes que incluir si quieres alcanzar el máximo desarrollo personal y felicidad.



Me encanta planear viajes. Me sumerjo en ellos aun delante de la pantalla del ordenador. He estado en sitios muy lejanos y he visitado lugares muy cercanos. La distancia no importa si no lo que quieres encontrar con ese viaje.

Quizá quieres buscar un lugar recóndito donde perderte y desconectar de la civilización en alguna isla lejana o lo que te apetece es sumergirte en plena naturaleza paseando por el pirineo aragonés. Puede que lo que quieras es sentir el calor del asfalto y los rascacielos de Nueva York o alimentar un choque cultural en Japón.

Me gusta imaginar las sensaciones, los sentimientos, lo que haré, lo que veré y lo que puedo sacar en beneficio de estar allá. Me encanta pensar que algo nuevo voy a conocer. No viajo todo lo que me gustaría pero intento que conocer lugares nuevos forme parte de mi estilo de vida.

Viajar me ha dado muchos recursos, me ha enseñado a comprender, a decidir, a pensar y a crear mi propio estilo. Conocer otras formas de vivir la misma vida que tu y en el mismo planeta que tu, te hace comprender que lo que conoces no es único y que hay muchas otras maneras de vivir igual de válidas, con los mismos problemas pero con distintas soluciones. Hace que abras la mente ante nuevas posibilidades para tu propia vida.

Viajando generas nuevas formas de pensar que te ayudan a resolver problemas de una forma diferente. Viajar amplía tu horizonte y tu inteligencia, te añade años de vida y de conocimiento. Es la mejor manera de incrementar tu felicidad y calidad de vida. Según The Journal of Positive Psychology las experiencias personales llegan a formar parte de lo que somos y viajar es una de las mejores experiencias vitales que podemos tener.

En momentos de frustración, de baja energía o de desorientación personal el adentrarse en nuevos ambientes regenera nuestro pensamiento y nos hace reorganizar ideas además de recargar la energía perdida.

Los beneficios de incluir el viajar como forma de vida no se limitan al placer de estar de vacaciones y a la relajación y desconexión que esto suele aportar. Va más allá. Es la forma de sacar el máximo provecho a tu días en este mundo. Conocer el planeta en el que vives es el mejor ejercicio de aprendizaje que puedes hacer. Los recursos que te aporta no son comparables a ninguna carrera universitaria, no los encontrarás en ninguna escuela de negocios ni podrás contratar a un mentor para que te los enseñe.

Esas sensaciones las tienes que vivir tu, por ti mismo.


El simple hecho de tener algún lugar por conocer es un objetivo vital por el que merece la pena trabajar y seguir adelante.

Viajar supone:
  • Un soplo de aire fresco para tu mente.
  • Salir de tu zona de seguridad.
  • aumentar tu felicidad.
  • Crecer exponencialmente.
  • Alimentar tu empatía.
  • Aumentar tu inteligencia y conocimiento.
  • Ganar recursos internos para tomar mejores decisiones.
  • Conocerse mejor al conocer como viven los demás.
  • Liberarte de prejuicios.
  • Apreciar tu vida en mayor medida.
  • Experimentar nuevas sensaciones.

Debes incluir entre tus planes viajar de forma periódica si quieres llegar a ser una persona extraordinaria. Todos los aprendizajes te servirán para aplicarlos en tu día a día, en tu negocio, en tu trabajo, para tomar las mejores decisiones y para incrementar tu inteligencia emocional.

Viajar como fuente de inspiración

Quién no ha soñado con proyectos fantásticos visitando sitios nuevos o tumbado en la arena de la playa. Al liberar tu mente de la rutina y de ver los mismos lugares cada día, lo que haces es dar el espacio suficiente para crear. Dejas volar la imaginación y las ideas frescas inundan tu cabeza. Las nuevas perspectivas desde la relajación, hacen que tu manera de pensar se transforme y seas capaz de crear pensamientos diferentes y con más sentido. En este caso la creatividad gana.

Viajar como desestresante

En el momento que te alejas de lo cotidiano y te adentras en lugares, sensaciones y experiencias diferentes te estás centrando en lo que está ocurriendo en ese momento. Tu mente debe centrarse en el presente para poder asimilar esas nuevas sensaciones. Y eso, el presente, es lo que hace que los niveles de estrés se reduzcan y alcances esa tranquilidad tan anhelada. 

En esto se basan las técnicas de meditación, relajación o Mindfulness, en centrarse en lo que está ocurriendo y dejar que los pensamientos estresantes desaparezcan por si solos. Estos nuevos estímulos son la receta anti-estrés que necesitas.

Solo conociendo el resto del mundo podrás conocer cómo tu vives.

Un abrazo,
Carlos.