7 hábitos que mejorarán tu trabajo

Sólo un hábito puede dominar otro hábito. -Og Mandino-


Hoy quiero compartir con vosotros algunos de los hábitos que pueden hacer que nuestro trabajo sea más fácil, más eficaz y más productivo.

Muchas veces son pequeñas cosas las que podemos cambiar y que nos proporcionan unos grandes beneficios a la hora de desarrollar nuestras tareas.

Pero, ¿cuándo podemos saber realmente que hemos adquirido ese hábito?. Muy sencillo, cuando lo hacemos de forma automática, sin detenernos a pensar que lo tenemos que hacer. En ese momento, habremos adquirido ese hábito.

No pretendas llevarlos a cabo todos a la vez, elige uno, el que creas que te va a proporcionar más beneficios y ponte a partir de hoy a trabajar para interiorizarlo y que forme parte de tu rutina de trabajo.

1. Levántate por lo menos un par de minutos cada hora

Si trabajas en una oficina tu cuerpo y tu mente te lo agradecerán. Levántate y realiza algunos estiramientos. Con ello favorecerás el descanso, desentumecerás el cuerpo, y podrás evitar las temidas contracturas o problemas musculares derivados de las malas posturas que vamos adquiriendo a lo largo del día, así como dejarás descansar la vista en el caso de trabajar con ordenador, que es lo más común. Una buena ideas es hacer partícipe a tus compañeros de esos estiramientos y tomarlos como una rutina diaria. ¡Yo lo hago!. Sienta genial.

Por otra parte está el descanso mental que te proporciona el hacer un descanso de tan sólo dos minutos. ¿Por qué dos minutos y no quince? La mente tarda entre 15 y 25 minutos (depende del autor) en volver a concentrarse un la tarea que estaba realizando y alcanzar la "velocidad de crucero" después de una interrupción, y cuanto más larga sea, más tiempo requerirá.


2. Cierra el correo electrónico




¿Difícil? Cuando trabajamos en una oficina delante de un ordenador, el correo electrónico es una herramienta imprescindible para nuestro trabajo diario pero también es la mayor fuente de distracciones que merma nuestra concentración y productividad. Un buen consejo es no trabajar con el correo electrónico permanentemente encendido. Sólo consúltalo unas pocas veces al día para procesar tu 'bandeja de entrada' o para elegir la siguiente tarea que vas a a realizar y el resto del tiempo apágalo. 

El estar siendo continuamente interrumpido por las alertas de un nuevo mensaje disminuye tu capacidad de enfocarte al 100 % en tu tarea. 


Si hay algo realmente importante que alguien tiene que decirte, te llamará por teléfono, no te enviará un email

Cualquier correo electrónico puede esperar el tiempo suficiente hasta que tu acabes la tarea que tienes por delante y decidas abrirlo de nuevo para poder procesar los mensajes.

Si trabajas con el correo permanentemente encendido, cada notificación te genera la tentación de abrirlo, consultarlo, procesarlo y en su caso hasta hacer lo que te pide dejando atrás lo que estamos haciendo en ese momento. Cierra el correo, relájate & Focus on.


3. Planifica adecuadamente



La planificación de un día de trabajo puede llegar a ser algo realmente complicado por la gran cantidad de situaciones a las que nos tenemos que enfrentar a lo largo de la jornada: Reuniones, proyectos, tareas periódicas, tareas "urgentes", asuntos que necesitan tu atención para que avancen y un largo etcétera. Por ello, planificar el día adecuadamente te ayudará a plantear una línea a seguir durante la jornada y si en algún momento dado, por algún contratiempo o asunto no planeado, debes abandonar lo que estas haciendo, puedes volver a retomar las tareas donde las has dejado porque tienes un plan.

No se trata de planificar cada hora de trabajo (eso es imposible y una pérdida de tiempo) sino que simplemente tienes que definir las dos, tres o más tareas principales del día (según su duración estimada pueden ser más) y centrarte sólo en ellas, una detrás de la otra (MIT). Si por alguna razón tienes que abandonarlas, en cuanto tengas la oportunidad, retómalas en el punto donde la has dejado.

Mi planificación la hago diariamente, al final de mi jornada, así, al comenzar el día sé perfectamente en lo que me tengo que centrar y puedo comenzar si dilaciones. Repasa tu agenda y define tus dos o tres asuntos/tareas principales en los que quieres trabajar al día siguiente. Te ayudará a estar más enfocado y evitarás el tan temido, ¿qué hago ahora?



4. Pon fecha a todo lo que anotas


Esto es algo que llevo haciendo relativamente poco tiempo pero que me ha proporcionado una visión temporal de mi trabajo muy interesante. Pon fecha a cada anotación, a cada escrito, a cada post it, a cualquier cosa que anotes en tus libretas. Las pocas veces que necesitarás esta información sin duda compensarán este pequeño hábito. De esta manera puedes tener una visión rápida de cuanto tiempo llevan tus asuntos en marcha. Créeme, te servirá para más de lo que te imaginas.

5. Desenchufa el teléfono de vez en cuando


© D. R
Es algo que no he visto hacer a nadie pero que yo lo practico de vez en cuando y me proporciona una tranquilidad a la hora de trabajar que merece la pena hacerlo. Cuando necesitas concentrarte en alguna tarea que requiere toda tu atención y no quieres ser molestado, desenchufa el teléfono de la oficina y apaga o silencia el teléfono móvil. Si, así de fácil, directamente. ¿Por qué tienes que estar siempre disponible? 

Tómate un rato para concentrarte en lo que tienes delante sin miedo a que te molesten, eso si, acuérdate de cerrar a su vez el correo electrónico como has visto en el punto dos y recuerda volver a enchufarlo cuando acabes. Tu mente te lo agradecerá, lograrás ser más productivo y durante ese periodo estarás mucho más relajado. ¡Prúebalo!

6. Céntrate en tu trabajo y solo en eso




Cada vez es más difícil separar los asuntos personales del trabajo y viceversa pero para lograr reducir nuestro estrés, ser más eficientes y liberar nuestra mente de información no necesaria debemos aprender a separar ambos aspectos.

Centrarse en tu trabajo evitando distracciones externas es un hábito que podemos llevar a cabo con disciplina. Para ello deberás llevar a cabo una serie de normas autoimpuestas que te ayudarán a no distraerte y a su vez a no acumular en tu mente otros asuntos diferentes que sobrecargan de información tu cabeza y aumentan tu estrés de manera innecesaria.

Primera, el teléfono móvil sólo para trabajo. Hoy en día las redes sociales y el whatsapp están a la orden de día y es muy fácil y tentador estar mirando el móvil a cada rato. Esto es una fuente de distracción a evitar. Esconde el teléfono si no trabajas con él y si es así siléncialo (tus compañeros de la oficina te lo agradecerán) y sólo úsalo para asuntos de trabajo.

Segunda, evita la navegación por internet siguiendo asuntos no relacionados con tu trabajo. A veces es difícil no consultar algo en internet, lo tenemos allí, a un click y muy rápido, pero esto nos aleja de nuestra productividad y hace que nuestra mente se disperse. Evítalo al máximo e incluso pon una nota en tu pantalla para recordártelo. Si tienes que consultar algo, anótalo en tu libreta y sigue con lo que está haciendo. Deja de pensar en otros asuntos ajenos a tus tareas. Ten a mano tu libreta de recopilación, anota lo que te preocupa y en casa procesa esas notas.


7. Evita la multitarea




Si quieres trabajar enfocado, relajado y sin estrés haz una cosa a la vez. Los humanos tendemos a realizar muchas tareas al mismo tiempo como hablar por teléfono mientras terminamos de leer el informe y a la vez estamos escribiendo un email. ¡Buf!, que estrés. Para empezar esto no es sano ni productivo. 

Estar con la mente enfocada en una sola tarea nos lleva a un estado de concentración tal, que la creatividad y la productividad aumentan exponencialmente y la sensación de relajación sigue la misma línea.

¿Recuerdas la última vez que estabas tan concentrado haciendo algo que perdiste la noción del tiempo? ¿qué sensación tenías? Esto es lo que debes buscar evitando realizar más de una tarea a la vez. Si durante este tiempo te viene a la cabeza algo que tienes que hacer o alguna idea, anótala y procésala más tarde.

Os animo a poner en marcha alguno de estos hábitos y a que me comentéis que sensaciones os producen.

Un abrazo.
Carlos.

Fotos: bossfight.co, expansion.com, D.R., querysystem.com

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