Si dominamos nuestra mente, vendrá la felicidad. -Dalai Lama-
1. Recopilar.
2. Procesar.
3. Organizar.
4. Revisar.
5. Hacer.
Cómo procesar la bandeja de entrada
Procesar la bandeja de entrada no significa que hay que hacer las tareas que puede que haya recopiladas en él. La fase de procesamiento consiste en identificar el objeto en cuestión y definir qué es. Para ello, coge la primera cosa de la bandeja (papel, nota, informe, caja, etcétera y tienes que preguntarte: << ¿Es algo accionable?, ¿Es una tarea o un proyecto? >>:
Si NO es una tarea entonces puede ser:
o BASURA: No sirve para nada. Tíralo inmediatamente.
o MATERIAL DE CONSULTA: Material o documentos que sirven como consulta para alguna otra tarea o proyecto y que quieres conservar. Archívalo adecuadamente en tu carpeta de material de consulta.
o ALGÚN DÍA / TAL VEZ: Añade a esta carpeta o lista (muy útil, por cierto) aquellas cosas que no puedes o no quieres hacer en ese momento pero que quieres acordarte en otro momento o quieres posponerlo para más adelante. Como por ejemplo un folleto de una actividad que se celebra dentro de 6 meses y todavía no sabes si vas a realizarla o no y quieres pensarlo durante más tiempo.
Si es algo que tienes que hacer:
o ¿Es algo que requiere más de una tarea para ser completado?
- SI. Entonces es un proyecto. Anótalo en la lista de proyectos, define tareas para ese proyecto y anota las tareas en la lista de tareas.
- NO, entonces hazle la siguiente pregunta:
o ¿Me va a costar menos de dos minutos hacerlo?
- SI, Hazlo inmediatamente.
- NO.
· Delégalo: si hay alguien en el que puedas delegar la realización de esa tarea hazlo. Anótalo en una lista de seguimiento para poder revisarla convenientemente más adelante.
· ¿Se tiene que hacer en una fecha y hora concretas?, Como por ejemplo una reunión mañana a las 10 de la mañana, entonces anótala en la agenda en el día y hora correspondiente.
· Añádela a tu lista de tareaspara poder ser realizada cuando puedas.
Puede parecer que todo este procesamiento es arduo y tedioso pero nada más allá de la realidad, esto que parece tan rebuscado sólo te tiene que llevar pocos minutos y cuando has adquirido el hábito de procesar la bandeja de entrada, la decisión sobre qué es cada ‘cosa’, ¡te llevará segundos!
Cuándo procesar la bandeja de entrada
No hay una regla definida para ello. Es algo personal y depende mucho de la naturaleza de tu trabajo. Yo la proceso varias veces a lo largo del día para evitar que se acumulen ‘cosas’ en el ‘cesto’. Esto también me ayuda a tener enfocado mi trabajo en todo momento. Tienes que habituarte a poner cada cosa que llegue a tu mesa en tu bandeja de entrada independientemente de lo que sea, continuar haciendo la tarea que estabas realizando y cuando creas conveniente, procesar esa bandeja de entrada para definir qué es lo que tienes pendiente.
El método habla de las búsquedas de urgencia. Normalmente deberías procesar la bandeja de entrada desde lo que está debajo hacia arriba pero a veces por tener un tiempo limitado mucha gente hace búsquedas rápidas en la bandeja de entrada por si hay minas a punto de explotar, es decir, asuntos que requieren tu atención de una manera más inmediata y que no puedes dejarlo sin procesar durante mucho tiempo. Por eso es muy importante el adquirir el hábito de procesar asiduamente tu bandeja de entrada. Recuerda, procesar no significa que tengas que hacer las tareas que surjan del procesamiento, significa que estás definiendo qué es cada ‘cosa’ y la estás metiendo en tu sistema para hacerla más adelante. De esta forma estás teniendo permanentemente el control de tu trabajo y puedes enfocarte de manera más eficiente en lo que está haciendo.
Recomendaciones al procesar
- Todo lo que sale del cesto no vuelve a entrar. Así, evitas la tentación de procrastinar en la decisión de definir lo que tienes que hacer con eso que tienes en las manos.
- Procesa los objetos de uno en uno. Dependiendo del objeto o la cosa, necesitarás algo más de tiempo para pensar, entonces, coge otro objeto de la cesta pero no devuelvas el que ya has sacado. Déjalo en tu mesa y ponte con él cuanto antes.
- Si es algo que puedes hacer en menos de dos minutos, hazlo. Es posible que puedas seguir esta regla en muchas ocasiones pero ten cuidado, a veces pensamos que algo nos lleva poco tiempo y al final se acaba convirtiendo en cinco minutos, diez minutos y hemos consumido tiempo de procesamiento cuando en realidad acabas haciendo una tarea cuando no debías hacerla y has consumido un tiempo precios de procesamiento.
- Procesa frecuentemente. No dejes que se acumulen cosas en tu bandeja de entrada. Es preferible hacer procesamientos más cortos y frecuentes que procesar pocas veces y dejar que se acumulen las tareas. Tendrás más sensación de control y a su vez podrás definir tareas más importantes mucho antes.
- Vacía tu bandeja de entrada antes de acabar tu jornada.Es muy reconfortante llegar al día siguiente y empezar tu jornada viendo que tienes todas tu cosas definidas y tu bandeja de entrada tanto del correo electrónico como de tu escritorio completamente despejada. Si cuando no estabas te han dejado cosas encima de la mesa, trasládalas automáticamente a tu bandeja de entrada y comienza con lo que tenias planeado.
Con esto ya has aprendido a procesar todo lo que necesita tu atención. En la próxima fase, Organización, veremos que tipo de listas de control son necesarias para mantener tu método de organización de tareas al día y poder así liberar tu mente.
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Un abrazo.
Carlos.