Clasifica correctamente tus tareas. Tareas importantes

No es tarea fácil dirigir a hombres; empujarlos, en cambio, es muy sencillo.-Rabindranath Tagore-



Uno de los mayores dilemas a los que nos enfrentamos diariamente es decidir qué tareas son más importantes que otras. Muchas veces esto no está nada claro. Pero, ¿realmente hay tareas más importantes que otras? 

Si y no. Algunos sistemas de clasificación de tareas indican que para saber en cada momento qué tarea elegir y para que ninguna tarea importante se quede en el tintero debes clasificarlas en orden de importancia ABC, de más a menos importantes. 

A mi no me gusta esta clasificación. Creo, que de ésta manera tendemos siempre a realizar las "más importantes" y a postergar la "menos importantes" (procrastinar) para un momento mejor o para otro momento en el que no tengas otras tareas de importancia superior. 

Pero todos sabemos que eso nunca ocurre, siempre hay tareas importantes que hacer. Siempre tienes algo más importante que hacer que cambiar el tóner a la impresora, o que asegurarte de tener fundas para los folios. Por tanto, estas tareas "menos importantes" se quedan en la lista de tareas días y días sin que encuentres el momento idóneo para llevarlas a cabo.

Clasificación de tareas por responsabilidad

Yo les doy a mis tareas la misma importancia. Sea la tarea que sea. Simplemente elijo la que mejor o más eficientemente puedo realizar según el tiempo disponible, la prioridad propia o la energía disponible (por favor, leed sobre esto en el libro de David Allen sobre su método GTD). Por tanto mis tareas son igual de importantes, si, pero con un matiz, siempre que estén en mi área de responsabilidad.

Normalmente tenemos tareas que nos hacen avanzar hacia adelante en nuestro ámbito de responsabilidad, pero dentro de una organización siempre tendremos tareas que no sean específicas para nuestras responsabilidades pero que pertenecen a nuestra área de influencia (nuestro trabajo no se mide por esta responsabilidad directamente pero puede llegar a influir en un futuro) y por último, tenemos tareas que, no son responsabilidad directa nuestra pero que ayudan a que la organización funcione mejor

En esto me baso yo para decidir si una tarea es más importante que otra. Lo vereis mejor en el siguiente gráfico:




Las tareas que estan dentro de mi área de responsabilidad les doy la misma importancia. A todas, sea cual sea; todas ellas me hacen avanzar hacia los objetivos que dependen de mí. 

A su vez, todas las tareas que forman parte de mi área de influencia tienen la misma importancia pero menor que las de mi área de responsabilidad. Y lo mismo ocurre con la tareas que forman parte del área de la organización.

Así es como yo clasifico mis tareas. Desde que lo hago así, he visto aumentada mi capacidad para avanzar proyectos y he reducido el estrés al no tener que decidir si una tarea debe ser hecha antes o no porque he aumentado mi velocidad de trabajo y he reducido el tiempo de espera de las tareas para ser hechas.

¿Qué opináis? ¿Cómo clasificáis vuestras tareas?

Un abrazo.
Carlos.

Foto: man.e

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