Método GTD® | 3. Organización: Creando los recipientes adecuados.

La mejor organización no asegura los resultados. Pero una estructura equivocada sería garantía de fracaso. -Peter Druker-



Continuamos con la serie de post acerca del método GTD®

En el anterior post de la serie, Método GTD |2.Procesamiento,  aprendiste cómo procesar tu bandeja de entrada; a identificar que es cada cosa que hay en tu ‘cesto’. Una tarea, una cita en el calendario, algo que sirve como información, algo que no sirve para nada y puedes desechar.
Bien, ahora tenemos que generar los recipientes adecuados para cada una de esas cosas que hemos identificado (listas).

Hay 7 categorías principales en las que puedes organizar cada una de estas ‘cosas’:

1. Lista de <<Próximas acciones>>
2. Lista de <<Proyectos>>
3. Material de apoyo para los proyectos.
3. Lista de <<A la Espera>>
4. <<Agenda>>
5. Lista de <<Algún día / Tal vez>>
6. Material de consulta.

Estas son las principales, después puedes añadir otras listas secundarias donde poder colocar otros asuntos que sean importantes para ti.

Veamos,

Lista de próximas acciones

Esto es fácil, es el típicolistado de lo que tienes que hacer. Aquí tienes que anotar la próxima acción necesaria para poder avanzar. Puedes subdividir este listado en acciones a hacer en casa o en la oficina o delante del ordenador. 

Yo utilizo libretas independientes ya que no trabajo en casa, con lo que mi listado de próximas acciones (a la que llamo TO DO) lo tengo en la libreta que me sirve de soporte para mi trabajo; y en casa, tengo otra libreta diferente que utilizo para asuntos personales.

Lista de proyectos

Ya has diferenciado lo que son proyectos de lo que son tareas, si no lo recuerdas puedes consultar cómo se hace aquí

Aquí deberían ir anotados todos los proyectos abiertos que tengas en este momento; sólo una lista que te servirá para tener una visión de en lo que estás trabajando durante la revisión semanal. No tienes que anotar nada más, únicamente el nombre que identifique al proyecto. 

Yo lo acompaño del año seguido de un número correlativo para identificarlos mejor; así como la fecha que lo abrí.

Ejemplo: 2016_01 Actualización de los procedimientos obsoletos (25/07/2016).

Material de apoyo para los proyectos

Aquí va todo el material necesario para tu proyecto, es decir, una carpeta donde guardas toda la documentación que necesitas para progresar tu proyecto. Yo utilizo las típicas carpetas de cartulina que me son muy útiles donde anoto en la portada el nombre del proyecto y cómo has visto en el apartado anterior, el código que le he dado.

Lista de a la espera

Esta lista es de las más útiles, por lo menos para mí. Aquí debes anotar todas las tareas que has delegado en otra persona y tienes que hacer un seguimiento
Por ejemplo, Manuel tiene que redactar un informe y entregártelo para poder seguir preparando tu presentación, entonces anotarás esta tarea en el listado << A La espera>>.

Yo no tengo un listado de a la espera; utilizo una bandeja de metal donde anoto en un folio lo que delego y además tengo una carpeta en el correo electrónico para todos estos correos de los que espero una respuesta o quiero hacer seguimiento.

Lista de algún día / tal vez

Es una lista, bandeja o carpeta, como prefieras, donde se deben guardar todas aquellas acciones, documentos o ideas que no quieres realizar en este mismo momento porque no es necesario, porque quieres pensarlo mejor o porque quizá algún día quieras retomar.

Agenda



Normalmente utilizamos la agenda de forma errónea. En la agenda sólo van las citas que tienen fecha y hora determinada. Nada más. No es una herramienta para anotar tareas que pueden ser hechas en otro momento. Las tareas a la lista de tareas.

Material de consulta

Sería un archivo donde guardar todo aquel material que podrías necesitar consultar en un futuro. Lo deberías guardar en un archivador o carpetas para una posterior consulta.


Éstas son las 7 principales categorías donde se deben organizar todas esas cosas que hemos aprendido a procesar en el apartado anterior. 

Como te he dicho, puedes tener todas las listas que consideres mientras las revises adecuadamente cada cierto tiempo (como mínimo una vez a la semana, en la revisión semanal).

El proceso de revisión semanal de tu sistema lo veremos en el siguiente post. Pero es fundamental para mantener la confianza en tu sistema.

¿Te atreves a cambiar definitivamente?

Un abrazo.

Carlos.

2 comentarios:

  1. Hola Carlos.
    Me causa un poco de ruido lo de tener libretas separadas en sitios fisicos distintos.
    Como trabajo en casa no tengo ese problema.
    Al tenerlas separadas supongo q las dejas cada una en su espacio.
    Por eso la pregunta:: si estas en casa y necesitas anotar algo, o necesitas ver lo anotado en la libreta q dejaste en oficina? Y viceversa.
    Al llevarla en fisico es mas riesgoso ciertamente tener una sola y llevarla de un lado al otro.
    No se solucionaria mejor esto llevandolo en digital?.
    Aparte de mas comodo y seguro por aquello de poder hacer backups

    ResponderEliminar
  2. Hola Rafael,

    Gracias por tu aportación. En primer lugar, estoy de acuerdo contigo que llevando tus listas o anotaciones de manera digital, tienes acceso a ellas en todo momento y casi en cualquier lugar. cuando empecé a utilizar GTD hace más de 4 años, utilizaba EVERNOTE, pero por temas de política de acceso a la red interna, no me funcionaba correctamente y lo dejé de usar. Pero la veo una herramienta fantástica. Comencé con el papel y acabé en el papel. Sinceramente, me gusta más, me siento más cómodo. Además de esta manera no estoy conectado continuamente a la tecnología (detox tecnológico).

    Por otra parte, he logrado (no sin esfuerzo), una vez que salgo de la oficina, poder desconectar de mi trabajo y no necesito consultar mis tareas laborales. Si tengo alguna idea o de repente me viene algo en la cabeza, automáticamente me envío un email con la nota y lo proceso al día siguiente desde mi inbox del correo. Así no pierdo nada.

    De la misma manera, cuando estoy en el trabajo y se ocurre algo que tengo que hacer o alguna idea de algún asunto personal, la anoto en mi bandeja de entrada física que llevo conmigo (una libreta pequeña moleskine) y lo proceso en casa.

    De esta manera consigo varias cosas:

    - Centrarme en cada momento en lo que me ocupa. Trabajo en la oficina y temas personales en casa y llevarlo en la misma libreta haría que pudiera dispersar mi foco de atención a otras cosas.
    - No tener que transportar mis libretas con mis listas de un lado a otro. Sólo llevo una libreta pequeña para anotar las ideas (bandeja de entrada).

    Cada uno tenemos y debemos crear nuestro propio sistema, con el que nos sintamos cómodos y nos ayude a obtener nuestro máximo potencial. Quizá algún día vuelva a lo digital pero a corto y medio plazo (llámame romántico) no lo creo.

    Gracias de nuevo. Un abrazo. Carlos.

    ResponderEliminar

Con la tecnología de Blogger.