Método GTD | 4. Revisión Semanal: el mantenimiento de tu sistema.

La visión sin la ejecución, solo es una alucinación. -Henry Ford-


Igual que llevas tu coche al taller, tu sistema de organización necesita un mantenimiento. Es la manera de confiar en él. Esto es la revisión semanal.

Ser capaz de mantener la confianza en tu sistema de organización es un reto que hará que alcances el éxito en la aplicación del método. La revisión semanal de tu sistema GTD es quizá la herramienta más poderosa del sistema y algo que debes realizar sistemáticamente si quieres mantener con buena salud tu trabajo y tu mente.

Significa sacar de nuevo todo lo que llevas en la cabeza y revisar que todo está en su sitio, donde debe estar y en el estado en el que está. Es un ejercicio de inspección de tu trabajo, como ‘a un nivel de 6.000 metros’ como dice David Allen; para mantener una perspectiva de todo tu campo de acción y todos tus frentes abiertos. 

La disciplina que requiere saber dejar a un lado cualquier compromiso adquirido contigo o con alguien, un día a la semana, durante cierto tiempo, para mantener actualizado tu sistema, te reportará, sin duda, unos beneficios mentales al alcance de muy pocos hábitos productivos.

La eficacia que puedes alcanzar realizando correctamente esta revisión es notable, de sobresaliente diría yo.

He de confesar que en los primeros dos años aplicando GTD de forma continua no realizaba esta revisión semanal. No la había terminado de implementar en mi sistema y ahora que la mantengo como algo casi obligatorio todos los viernes (o algún lunes, según las circunstancias) me doy cuenta de lo importante que es y hasta que no la incluí entre mis tareas, no he podido sentir la fuerza del método en su conjunto. Aun teniendo que seguir aprendiendo cada día a aplicar GTD más eficientemente, la revisión semanal es y será el pilar básico para la comprensión general del sistema.

¿Qué es la revisión semanal en GTD?

Es volver a pasar por las cinco fases del sistema con todos tus papeles, notas, listas, asuntos, etc, una vez por semana para poder tener la visión general de cómo están todos tus asuntos y tareas pendientes. Significa revisar tu sistema a fondo, proyectos, notas tomadas en reuniones, bandejas de entrada, ideas. Significa volcar toda tu mente de nuevo al sistema, procesarlo y organizarlo para que todo esté donde tiene que estar.


¿Cómo se hace la revisión semanal?

En primer lugar deberías revisar tu agenda para la semana próxima. Identifica reuniones, deadlines, viajes o citas que tengas programadas. De esta manera tendrás una idea global del tiempo que puedes dedicar a otros asuntos.

Después deberás revisar todas tus listas de control:

- Bandeja de entrada, procesa y organiza todos los elementos en cada una de las bandejas de entrada que tengas, recuerda que cuantas menos tengas, mucho mejor. (Incluye la del correo electrónico).

- Lista de proyectos, identifica en qué estado está, si tiene acciones siguientes programadas en tu lista de tareas, si está pendiente de que alguien de otro paso para poder avanzar. Recopila nuevas ideas que puedes tener acerca del proyecto y vuélcalas en la carpeta o en un lugar donde puedas recoger todas esas ideas acerca de cada proyecto.

- Lista de tareas o acciones siguientes. Revísala, tacha las que ya hayas completado, añade alguna si es necesario. Vacía tu cabeza.

- Lista de algún día/tal vez, revisa los elementos de esa lista y determina si deben seguir allí o ya no es necesario que estén. Elimínalos si es así.

- Lista de seguimiento, revisa todas las acciones delegadas. Verifica en qué estado están. Táchalas si ya están completadas, reclama su finalización si es necesario e identifica si hay posibles acciones siguientes para ti que se deriven de tareas delegadas ya completadas.

- Revisa cualquier otra lista de control que utilices y haz lo mismo.

- Añade a tu check list para la revisión semanal cualquier otra acción que realices en tu día a día y que consideres que deba ser revisado para mantener la funcionalidad del sistema y de tu trabajo.

Por ejemplo, yo dispongo de una bandeja que hace la función de valija donde depósito los documentos que tengo que pasar a otra persona para que los revise. En mi revisión semanal tengo un punto que dice: Vaciar Valija y si hay algún documento en esa bandeja lo traslado a la persona correspondiente y la dejo vacía.

- Repasa las notas tomadas en las reuniones de la semana, comprueba que no queda ninguna tarea que debas hacer, si es así, anótala en tu lista de acciones siguientes. Haz un barrido mental de alguna idea nueva a aportar a algún tema tratado.

- Por último, revisa cualquier punto, carpeta, archivo de material de información que consideres necesario para poder tener todo al día.
Haz todas estas operaciones también en tu correo electrónico para dejarlo en óptimas condiciones de revisión y ‘limpieza’.



¿Cuándo hacer la revisión semanal?

Como el propio nombre indica, lo ideal es hacerla una vez por semana, si es el último día de trabajo mucho mejor porque de esta manera tienes fresco todo lo ocurrido durante la semana y es más fácil recordar lo sucedido y tomar decisiones.

Dedica al menos dos horas a realizar tu revisión. Reserva ese tiempo para ti. Apaga el teléfono, pide que no te interrumpan si es posible y enfócate sólo en ello. Con el tiempo ajustarás mejor el tiempo que dedicas a tu revisión pero para hacerla correctamente no debería llevarte menos de 90 minutos; si no, es imposible que te centres adecuadamente en cada acción. 


Yo suelo reservar ese tiempo los viernes a final de la mañana dejando un hueco de tiempo antes del final de la jornada para poder planificar el día siguiente con calma y poder cerrar asuntos de última hora (aunque si te aparecen el viernes 15 minutos antes de irte a casa, créeme, no son tan importantes, en la mayoría de los casos pueden esperar al lunes).

¿Qué me va a aportar hacer la revisión semanal?


- Seguridad.

- Control.

- Reducción de estrés.

- Relajación.

- Eficacia posterior.

- Mayor productividad.

- Confianza en tu sistema.


Cuéntame cómo realizas tu revisión semanal. ¿Tienes dudas? ¿No sabes cómo empezar? Hazme llegar tus dudas y te ayudaré encantado, déjalas en comentarios o escríbeme a info@carlosantoran.com

Un abrazo.
Carlos.


Foto: US Air Force, Markhos

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