Qué Hacer cuando Tienes mucho que Hacer

Si ya sabes lo que tienes que hacer y no lo haces entonces estás peor que antes(Confuncio).

Aun siendo una persona altamente organizada puede ocurrir que como consecuencia de un pico de trabajo, de repente tengas mucho que hacer y que tu lista de tareas engorde desmesuradamente. Que no cunda el pánico. Con unos simples consejos minimizarás el impacto de ese incremento de volumen de tareas en tu nivel de estrés y ayudarás a que tu trabajo fluya sin darte cuenta.





Hay varias cosas que puedes hacer para sacar adelante tus tareas de manera calmada y poder así liberar tu agenda de compromisos, así como de mantener tu nivel de cortisol a raya.

1. Concéntrate en una cosa y sólo una. Por muchas cosas que tengas que hacer solo puedes hacer una cosa a la vez. Intentar hacer más de una es la mejor manera de no hacer ninguna a tiempo, ni bien. La concentración al 100% en una sola tarea te proporciona la serenidad y calma necesarias para terminar antes y de manera más eficiente lo que tienes entre manos para poder así pasar a la siguiente tarea. Seguro que alguna vez has notado la serenidad de estar enfocado haciendo algo sin pensar en nada más y has visto como el tiempo pasaba sin darte cuenta. Estabas relajado, tu rendimiento era el máximo en ese momento. Eso es lo que debes buscar. Elige una tarea, la que tengas que hacer hoy, la primera de tu lista y ponte con ella. Las demás no existen. Pensar en otra cosa que no sea eso no resolverá ningún frente abierto. El único frente que puedes cerrar es el que tienes ahora delante. Elimina tus distracciones: notificaciones de email, teléfono (desconéctalo incluso), cierra la puerta de tu despacho si tienes uno y concéntrate en una tarea tras otra.

2. Tu lista de tareas es tu Biblia. Si no tienes una lista de tareas estás perdido. Cuando alguien me dice que está hasta arriba de cosas, que tiene muchas cosas en la cabeza o que no sabe por dónde empezar le pregunto si tiene una lista de tareas escrita en algún sitio. En muchas ocasiones, sorprendentemente, nadie tiene una lista de tareas que consultar. Todo son meras anotaciones en post it o en hojas de un cuaderno, desordenado y sin sentido. 

Lección primera de productividad: Crea tu lista de tareas. Anota una a una todas las acciones siguientes que tienes, es decir, todo lo que tienes pendiente de completar. De allí, elige las dos o tres cosas que tienen que ser hechas hoy sin falta, anótalas de alguna manera. Ahora solo tendrás una lista de dos, tres o cuatros cosas, lo demás no importa. Céntrate en lo que tiene que ser hecho hoy y nada más.

3. Re-negocia. Si ves que no podrás tener la tarea para su fecha límite o si tienes muchos compromisos con fechas límite próximos y crees que no vas a poder atender de manera adecuada a todos, intenta re-negociar la fecha de entrega. Ya sea para alguien o contigo mismo. El objetivo es liberar tu lista de tareas para los siguientes días.

4. Elimina cosas. Centrarse en lo realmente importante y desechar lo demás es lo que te va a dar el valor añadido. Concéntrate en tus áreas de responsabilidad y elimina de tu lista de tareas todo los demás. Frecuentemente tendemos a adquirir más compromisos de los que somos capaces de asumir.

5. Di No. Es la manera más eficaz de evitar sobrecargarte de compromisos. A veces es lo más sencillo. Decir que no no es algo malo, es necesario, muy necesario y un super-hábito. No solo es decir que no a tareas que no caben en tu agenda, es aprender a decirte no a ti mismo. Saber cuándo es suficiente y cuando cabe algo más es otro super-hábito. Cada vez soy más consciente de cuando debo decir no, y cada vez soy más consciente de los límites para no sobrepasarlos. Rozarlos te lleva a una máxima productividad y rendimiento, pasarse te lleva a la frustración y baja energía. Tu decides.

6. En el fondo nada es tan importante. Si consigues aplicar esa filosofía a tu vida te sentirás más liberado y menos presionado con lo que trabajarás más relajado y serás más efectivo, creativo y sorprendentemente harás más, con menos esfuerzo. No quiero decir que lo que tengas que hacer no sea importante, ni mucho menos, sino que muchas veces les damos un nivel de importancia demasiado alto a todas y cada una de las tareas que tenemos que hacer. En otras ocasiones, nos auto-exigimos unos resultados concretos en unas fechas determinadas que son un sinsentido. 
Claro que tu trabajo es importante, pero, ¿qué pasaría si esas 40 o 50 tareas que tienes pendientes no pudieran ser hechas?, por cualquier circunstancia, ¿tu vida depende de ellas? Tu desarrollo personal y escala de valores, las sitúa, hablo de las tareas de tu entorno laboral, en un nivel alto si quieres llegar a ser una persona de alto rendimiento y eficiente pero eso no quiere decir que sean tan vitales como para poder anteponerlas a nuestro bienestar personal y a nuestra salud. Tomar esta filosofía como base puede ayudarte a liberar tensión y presión para poder trabajar más fluido.


No es sano estar continuamente sumido en el caos, en el estrés permanente y sin tener muy claro cada día cuáles son tus prioridades. Sin duda, mantener unos buenos hábitos productivos son la base para funcionar de manera constante, efectiva y relajada independientemente de las cantidad de tareas que tengas por delante porque serás capaz de establecer lo que tienes que hacer y lo que no en cada momento de manera sencilla y fácil. Incluso en los momentos de mucho trabajo, estos hábitos te van a ayudar a lidiar mucho mejor con el día a día.

Se confunde muy a menudo mucho trabajo con mucho estrés. No estoy de acuerdo con ello. Hace años hubiera pensado lo mismo pero después de conocer, estudiar, aprender y sobre todo aplicar unos sencillos hábitos, métodos y cambiar mi forma de trabajar y de pensar, se que no es así. 

La auténtica carga de trabajo depende de la visión que tu tengas de la misma y del compromiso que hayas adquirido con cada tarea. Por muchas cosas que tengas que hacer, solo puedes -o debes- hacer una a la vez. Y si comienzas a cambiar tu punto de vista lograrás hacer más con menos esfuerzo sintiéndote fenomenal. 

No estamos libres de estrés, el estrés en su justa medida nos impulsa hacia adelante, no lo nieges ni pretendas que no exista, forma parte de nosotros pero llevarlo al lugar correcto y hacer que trabaje en tu beneficio depende de ti y de como trates las situaciones más complicadas. Siéntelo y aprovéchate de él.


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Be Slow.
Un abrazo.
Carlos.


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