Decidir qué hacer o qué no hacer en cada momento puede llegar a ser una tarea complicada. Con un plan adecuado no tendrás que perder tiempo en decidirlo.
Cuando planificas determinas las acciones que vas a realizar en un determinado momento o durante un periodo de tiempo. Trazas un plan. Cada día al comenzar a trabajar debes tener claro qué vas a hacer y qué no vas a hacer.
Hacer un simple listado a modo de check-list de las tres o cuatro tareas más importantes (TMI) que quieres desarrollar en el día, te libera del estrés de tener que estar pensando al finalizar una tarea, qué es lo que vas a hacer a continuación.
Asimismo, aclaras para tu interior qué es lo que no vas a hacer e interiorizas que está bien que no estés haciendo lo que no estás haciendo. Créeme, esto libera mucha presión interna.
Planificación diaria flexible
Tener una planificación de las tareas más importantes que quieres realizar no significa que tengas la obligación de terminarlas sino que sirven de guía para poder encarrilar la jornada y mantener el foco en cada momento; también, después de interrupciones o tras algún tipo de distracción, como urgencias o requerimientos durante tu jornada.
Hay autores que no creen en esta técnica de planificar en base a las tareas más importantes basándose en la volatilidad del entorno, tan cambiante en el trabajo del conocimiento actual, tal y como afirma Jerónimo Sánchez en estos artículos.
Estoy de acuerdo con él en que, trabajando con GTD, en muchos casos no sería necesario si quiera planificar los días, ya que atendiendo a tu lista de tareas, determinarías rápidamente que hacer en cada momento. De ahí la fuerza de GTD; pero, seamos sinceros, todos planificamos de alguna manera, tu cerebro necesita planificar para sentirse seguro, planificamos de forma natural. Una planificación flexible te permite tener una guía de por dónde tienes que tirar en tu día y si es necesario, reconducir el camino para llegar al objetivo final, que es simplemente hacer.
Cómo planificar correctamente tu día
Cometemos muchos errores en la planificación de un día de trabajo o de asuntos personales. Los 2 pasos a seguir para planificar tu día sería los siguientes:
1.- Revisa tu agenda e identifica reuniones o eventos que tienen hora y duración determinados. Anótalos.
2.- Revisa en tu lista de tareas las dos o tres tareas clave que quieres realizar hoy. No tienen por qué ser las más importantes si no las que tu creas que deben ser hechas hoy y que te van acercar a tus objetivos. Anótalas. (Yo anoto al lado de cada una un cuadro para transformarlo en un check-list y voy tachando las que completo)
Quedaría algo así:
8:00 – 9:00 Reunión de planificación.
9:30 – 10:30 Visita de Juan (Proveedor)
13:00 – 14:00 Reunión de seguridad.
- Escribir el informe sobre la auditoría.
- Hacer las requisiciones de compra del nuevo material.
- Revisar el procedimiento de gestión de documentación.
Sencillo, ¿no? Sí, es más de lo que piensas. Sólo con esto ya puedes comenzar a trabajar. Si tienes alguna interrupción o algún imprevisto que tienes que atender, puedes dejar la tarea y al volver retomarla sin ningún problema. Una vez que termines con una, comienza la otra y así sucesivamente. Al ser flexible, puedes añadir o eliminar tareas a lo largo de día, en función de las necesidades diarias de tus áreas de responsabilidad.
¿En qué me ayuda planificar el día de esta manera?
Cómo ya he dicho, te ayudará a estar centrado en lo que estás haciendo sabiendo lo que tienes que hacer y lo que no. Establecerás unos objetivos diarios que te ayudarán a ir completando tus proyectos sin desviarte en tareas que no te aporten valor y en las cuales nos perdemos en muchas ocasiones. Te ayudará a revisar tus compromisos diarios establecidos, como reuniones, para saber cuánto tiempo tienes disponible.
Errores al planificar tu día
No hacerlo, o hacerlo mentalmente. Hay día que no planifico porque tengo claro que no dispongo del tiempo necesario para realizar alguna tarea; bueno, no es correcto, a decir verdad también planifico mi día en base a que no tengo tiempo para avanzar en proyectos debido a diferentes situaciones como auditorías y demás. Entonces, mi planificación es una hoja en blanco, la máxima flexibilidad. Voy haciendo las acciones siguientes de mi lista de tareas en función del poco tiempo o energía disponibles. Hacerlo mentalmente no sirve de nada. GTD trata de que vacíes tu mente no de que estés recordando que es lo que tienes que hacer. Anotarlo en un papel te ayudará en este propósito.
Establecer las tareas por tiempo, es decir, de 8 a 9 haré tal cosa, de 9 a 10 la otra. Sólo en el caso de que trabajes en un entorno con distracciones cero (quizá estudiantes) podrías llegar a trabajar de esta manera, pero de otra forma es inviable. La interacción con el teléfono, compañeros, requerimientos y energía hace que sea difícil establecer un timing para cada tarea, simplemente cíñete a hacerla.
Anotar proyectos y no acciones/tareas. Si utilizas GTD tus tareas estarán correctamente definidas y sólo tendrás que echar un vistazo a tu lista para anotar las que quieras avnazar en el día. Si no lo utilizas, deberías comenzar y si no no anotes acciones difusas sin ningún objetivo. Eso no es una tarea.
No revisar la agenda y planificar demasiadas tareas. Esto te creará un estrés innecesario ya que aunque tengas decenas de tareas por hacer si sólo anotas las dos o tres más importantes tu cerebro se centrará en esas y discriminará las demás. Además no olvidarás acudir a las reuniones y sabrás en todo momento el tiempo disponible.
Esta es una forma sencilla de planificar eficientemente tu día a día. Tan sencilla que es posible que ya lo estés haciendo. Te felicito, estás dando un gran paso para mejorar tu productividad y liberar tu estrés.
Y tu, ¿cómo planificas tu día?
Un abrazo,
Carlos.
Foto: Tanner Jon A., aysedemiras
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