Conceptos clave para una revisión efectiva de tu sistema de organización

Tome control de sus emociones de manera consistente; y conscientemente y deliberadamente transforme las experiencias de su vida diaria (Tony Robbins)

Una revisión profunda de en qué estado están tus asuntos es algo fundamental para mantener el control de tu trabajo (y de tu vida). Una revisión efectiva liberará tu mente de asuntos incompletos y poco definidos. Además, te permitirá seguir manteniendo la confianza en ti y en tu sistema.


Uno de los pilares más importantes para el mantenimiento de un equilibrio adecuado en tu trabajo es revisar tu mundo de una manera periódica. Esto se consigue con la revisión semanal. Es una de las fases que se establecen con gran acierto en el sistema Getting Things Done o GTD.

No voy a centrarme en explicar qué es la revisión semanal. Para ello puedes leer este post. Me centraré en lo que considero las claves para que una revisión sea óptima y de un alto nivel.

A lo largo de la semana llegan tareas, proyectos, ideas y demás aspectos que requieren tu atención y generan acciones deben estar perfectamente localizadas en tu sistema de organización personal. De otra manera, tu efectividad no será la adecuada para obtener un rendimiento extraordinario; que es lo que buscamos.

La revisión semanal es prolongable a tus proyectos personales, no solo se refiere a tus asuntos laborables.

Después de haber terminado tu revisión semanal deberías quedarte con la sensación de que todo está bajo control, pero no en tu cabeza, sino en tu sistema. Sabes que puedes recurrir a él en cualquier momento para elegir y tomar decisiones acerca de lo que tienes y lo que no tienes que hacer y para conocer en qué estado están todos y cada uno de tus proyectos.

Si tienes la sensación de que algo no está en su sitio, estás intentando recordar qué es lo que tienes que hacer para avanzar en algún tema en concreto o piensas que algo se te está escapando de alguna manera, no has realizado la revisión semanal eficazmente.

Para que una revisión sea efectiva y completa debes:


  • Reservar el tiempo adecuado para realizarla y ser consciente de que durante ese tiempo no debes atender nada más que a la revisión. Mi consejo: Al menos dos horas. Parece mucho pero no lo es. Es el tiempo mínimo imprescindible que, por mi experiencia, se debería dedicar.
  • Sacar todas las ideas que rondan tu cabeza y ponerlas en su sitio adecuado: Listas de proyectos, lista de tareas, agenda o simplemente anótalas para procesarlas más adelante.
  • Pasar por estas 3 fases del sistema GTD: Recopilar, procesar y organizar. (Nota que no he nombrado hacer)
  • Revisar todas y cada una de las listas de control. A conciencia. Pasando y repasando cada línea. No hacer. Revisar.
  • Revisar el estado actual de cada proyecto que tienes abierto y comprobar que has determinado al menos una acción siguiente para cada uno y además, determinar si ese proyecto se alinea con tus objetivos. Es decir, si crea valor o es perteneciente a tu área de responsabilidad. Todo lo demás deséchalo, táchalo y elimínalo. Muchas veces nos comprometemos en proyectos que no nos aportan nada y ni siquiera son importantes.
  • Revisar las bandejas de entrada a conciencia y dejarlas absolutamente vacías. Así, todo lo que está pendiente ya no lo estará. No tendrás ningún asunto ni pequeño ni grande sin atender.
  • Tachar o borrar todas las tareas completadas durante la semana y eliminar toda la documentación y papeles de proyectos ya completados y que ya no te sirvan.
  • Llamar a la acción a las personas en las que has delegado algún tipo de tarea y reclamar el estado de la misma. Más, si avanzar en algún proyecto depende de que esa acción esté realizada. Al menos interésate por cómo estás esos asuntos de 'a la espera'.
  • Revisar la agenda para la semana siguiente identificando actos, reuniones o citas a las que tienes que prestar atención. Elimina las que no te interesen. No tienes que ir a todo lo que te convocan.
  • Ordenar tu escritorio. Deshazte de papeles, notas y ordena todo tu material. Un escritorio o mesa de trabajo orden llama a la concentración y te ayuda a mantener el foco en lo que estas haciendo, además de proporcionarte una sensación de relax. No acostumbres a guardar papeles sin sentido. Mentalízate de que casi nada es imprescindible.
  • Anotar cualquier acción siguiente que vaya surgiendo durante la revisión.


Es el momento para realizar un análisis rápido de tus rutinas e identificar acciones que no aportan valor y que requieren un tiempo que podrías dedicar a otra cosa, es decir, revisar rápidamente cada acción periódica que haces para intentar mejorarla o eliminarla. 

Por ejemplo, ¿Es necesario que archives todos esos papeles, con el tiempo que conlleva? ¿Es absolutamente necesario guardarlos? ¿Cuánto tiempo te lleva archivarlos? ¿Cuanto ahorrarías si cambiaras el modo de hacerlo? ¿Y si dejaras de hacerlo? Esto es un ejemplo de pequeñas acciones pueden ser revisadas para optimizarlas y ganar en productividad. 

Esto quiero que lo interiorices: La revisión semanal forma parte de tu trabajo; no estás restando tiempo a tus tareas porque estás realizando esta revisión. La revisión es una tarea periódica más y como tal debes tratarla. Es lo que te va a permitir mantener tu alto nivel de desempeño y va a hacer que puedas dedicar el tiempo necesario a las cosas importantes en el momento adecuado.

Un abrazo.
Carlos.



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