Las 5 cosas que haces mal trabajando con tu email

Si no estás cometiendo ningún error, no estás innovando. Si estás cometiendo los mismos errores, no estás aprendiendo. ­-Rick Warren.

¿Tienes la sensación de no llegar a todo lo que se te pide a través de tu email? ¿Cada vez que te llega un nuevo correo tu adrenalina y ansiedad se disparan? ¿Tu correo es un caos organizativo y no encuentras nunca mensajes que necesitas? Esto es consecuencia de unos hábitos inadecuados, improductivos y totalmente obsoletos cuando trabajas delante de tu ordenador.


Uno de los mayores problemas con los que nos encontramos los que trabajamos con el correo electrónico es el de no desfallecer procesando, leyendo y poniendo atención en cada uno de los correos que nos llegan. Se ha convertido en nuestra herramienta de trabajo, por eso tienes que ser capaz de gestionarlo adecuadamente para que no se convierta en fuente de estrés y sea tu aliado de cara a tu productividad máxima.

Por ello debes ser consiente de tus errores al manejar esta herramienta que ha cambiado el mundo de la comunicación y la forma de trabajar. Los más comunes son los siguientes:

UTILIZAR TU BANDEJA DE ENTRADA COMO UNA LISTA DE TAREAS

Sin duda este es el mal hábito más arraigado entre todas las personas que trabajan habitualmente con el correo electrónico. El mensaje llega a tu inbox, lo abres y ves que tienes que hacer algo. Lo cierras y allí se queda como recordatorio de que ese email está esperando tu acción. En el mejor de los casos lo vuelves a poner como no leído para recordarte que tienes una tarea pendiente.

No me cansaré de ver esta forma de trabajar tan poco productiva. Viene de la falta de un sistema claro de organización personal y denota ese temor a perder el control o a no acordarse de que se tiene que hacer algo con ese mensaje. A lo que conduce esa práctica es a acumular correos en tu bandeja de entrada; algunos leídos, otros sin leer, otros que no sabes muy bien si los has leído o no porque no confías lo suficiente en tu sistema arcaico de volverlos a poner en negrita…

El ver en cada momento la bandeja de entrada llena con todos esos correos no hace más que aumentar tu estado de ansiedad ante lo que tienes que hacer. El desorden acumulado no hará otra cosa que generar sensación de descontrol y provocará una falta de eficiencia que notarás en tu trabajo diario. Tranquila, no eres la única que trabaja así

La bandeja de entrada debe ser el lugar donde tus email estén de paso hasta que los proceses y los organices de manera adecuada hasta archivarlos en el sitio adecuado o eliminarlos –en sistemas de alta productividad la gran mayoría son eliminados tras procesarlos-. No los elimines definitivamente, crea una carpeta de eliminados y mándalos allí. Los podrás consultar si lo necesitas y no interferirán en tu rutina diaria.

Olvida ya la idea preconcebida de que tu bandeja de entrada es el lugar al que acudir cuando quieres elegir la siguiente tarea con la que trabajar. No es su función. Aprende a procesar y organziar tus correos y ganarás salud.

TRABAJAR CON EL CORREO ELECTRÓNICO PERMANENTEMENTE ABIERTO

A no ser que por la naturaleza de tu trabajo o porque en ese momento la realización de tus tareas lo exija, trabajar con el correo electrónico es un error tan frecuente como inadecuado. Es otro de las hábitos arraigados entre los trabajadores.

Creemos que debemos estar conectados continuamente ante la posibilidad que nos llegue un email tan importante o tan urgente que debas dejarlo todo para ponerte con él sino tu empresa se va ir a pique o lo que es casi peor, tu jefe te va a echar una bronca tremenda por no haber atendido a tiempo tus obligaciones.

Primera lección de productividad: Los mensajes que llegan por correo electrónico son los menos importantes de todos. Pueden esperar. Si es algo realmente importante y que requiere tu atención inmediata contactarán contigo en persona o por teléfono. Seguro.

Si, también hay personas que pretenden que al enviarte un email lo contestes al instante. Ese tipo de personas vivirán en una permanente frustración. Nunca van serán complacidas porque contestar a un email no debe ser la prioridad.

Por todo esto, solo debes consultar la bandeja de entrada de tu email en contadas ocasiones a lo largo del día, para procesar y organizar lo correos que te ha llegado, vaciar tu bandeja de entrada, apagar el correo y continuar con tus tareas.

Evitarás las distracciones al no ser constantemente interrumpido por las notificaciones de un nuevo mensaje y evitarás también la tentación de abrir inmediatamente todos los correos que te llegan para ver qué es, lo que hace que el aprovechamiento de tu tiempo sea nefasto, tu productividad personal caiga y tus tareas nunca sean terminadas a tiempo.

ARCHIVAR DEMASIADO

Si tienes decenas de carpetas donde archivas todos y cada uno de tus correos por nombre, fecha, tema o departamento, tienes que saber que es una absoluta pérdida de tiempo. Olvida esa forma de organizar tu correo y céntrate en las carpetas que son absolutamente necesarias que son:

  • @cciones siguientes (esta carpeta llega a ser prescindible cuando alcanzas un alto grado de eficiencia pero para comenzar te será útil)
  • @Seguimiento o @ la espera. Para temas delegados o emails que requieren una acción o respuesta por parte de otra persona.
  • @Soporte o @info. Para correos que sirven de consulta para proyectos o tareas a realizar.
  • @lgun día. Para correos que sirven de recordatorio de algo que quieres retomar en el futuro, ya sea un proyecto o una tarea que no forma parte de tu prioridad actual pero que quizá más adelante quieras centrarte.
  • @Específica. Puedes tener más carpetas que por la naturaleza de tu trabajo sean específicas para temas concretos y puede ser muy útiles. Yo, por ejemplo, tengo una, llamada @Presupuestos donde van a parar todos los presupuestos que me llegan.

Acostúmbrate a buscar correos por el buscador del servidor de email y evitarás saturarlo con decenas de carpetas inservibles y que te harán dudar a la hora de recuperarlos. No archives por nombre. El mismo gestor de correo te filtrará los email por emisor. Aprovecha las ventajas de las buscadores.

NO UTILIZAR REGLAS DE CORREO

Las reglas de correo son una herramienta fantástica que hace que el email trabaje por ti. Automatizar el procesamiento y organización de tus correos electrónicos te ayuda a dedicar tu tiempo a leer los correos que realmente necesitan de tu atención mientras los que no, se archivan adecuadamente como tu les digas.

Por ejemplo, crea una regla que mande directamente a la basura correos de notificaciones periódicas de sistemas que llegan cada vez que hay alguna novedad. Suele ser el caso de trabajadores de empresas que utilizan sistemas diversos de compras, gestión de incidencias y demás...

Otro ejemplo de regla muy útil: Cada vez que envío un email a alguien y espero una respuesta por su parte, ya sea contestando al correo o realizando una tarea -delegación- me pongo en copia oculta. Como tengo la regla de que todos los correos enviados a mí por mí se envíen directamente a la carpeta de @Seguimiento, no tengo que preocuparme de poner ese correo que he enviado en esa carpeta, se hace automáticamente. Al hacerlo así sé que al revisar la carpeta de @Seguimiento voy a tener todos los correos que tengo delegados para poder revisar el estado en el que están.

También puedes enviar a la basura directamente los email de tu jefe….pero tu verás las consecuencias... ;)

El uso frecuente de reglas de correo te ayudará a dedicar el mínimo tiempo posible a procesar tu bandeja de entrada. Reducirá tus correos pendientes de leer y hará que tu trabajo sea más fácil y efectivo.

ABRIR EL CORREO NADA MAS LLEGAR AL TRABAJO

Es algo que hemos hecho y hacemos todos en alguna ocasión. Afortunadamente casi he desterrado este hábito de mí día a día y he conseguido avanzar más en mis tareas.

La costumbre es sentarte delante de la pantalla, encender el ordenador y abrir el correo electrónico a ver que sorpresa nos encontramos. Esto hace que los primeros minutos del día los dediquemos a procesar todo lo que ha ido surgiendo. Hace que si no tienes un gran dominio de tu productividad, eficiencia y concentración, te enfrasques en contestar correos, hacer las tareas que han surgido de ese procesamiento y dispersar tu mente en diferentes temas que harán que no avances en nada.

Te propongo que pruebes por una semana no abrir en correo electrónico nada más llegar al trabajo. A cambio, elige una de las tareas de tu lista de tareas y ponte con ella. Hasta que no la acabes no consultes el correo.

Hazlo y cuéntame cómo ha ido.Verás que la sensación de avanzar en tu día es mayor ya que antes de procesar todo lo que tienes pendiente en tu inbox ya has terminado una de las cosas que tenías que hacer.

¿Estas dispuest@ a cambiar tus hábitos?

Un abrazo.
Carlos.

No hay comentarios:

Con la tecnología de Blogger.