Si no estás cometiendo ningún error, no estás innovando. Si estás cometiendo los mismos errores, no estás aprendiendo. -Rick Warren.
¿Tienes
la sensación de no llegar a todo lo que se te pide a través de tu email? ¿Cada
vez que te llega un nuevo correo tu adrenalina y ansiedad se disparan? ¿Tu correo es un caos organizativo y no encuentras nunca mensajes que necesitas?
Esto es consecuencia de unos hábitos inadecuados, improductivos y totalmente
obsoletos cuando trabajas delante de tu ordenador.
Uno de los mayores problemas con los que nos encontramos los que trabajamos con el correo electrónico es el de no desfallecer procesando, leyendo y poniendo atención en cada uno de los correos que nos llegan. Se ha convertido en nuestra herramienta de trabajo, por eso tienes que ser capaz de gestionarlo adecuadamente para que no se convierta en fuente de estrés y sea tu aliado de cara a tu productividad máxima.
Por ello debes ser consiente de tus errores al manejar esta herramienta que ha cambiado el mundo de la comunicación y la forma de trabajar. Los más comunes son los siguientes:
UTILIZAR
TU BANDEJA DE ENTRADA COMO UNA LISTA DE TAREAS
Sin duda
este es el mal hábito más arraigado entre todas las personas que trabajan
habitualmente con el correo electrónico. El mensaje llega a tu inbox, lo abres
y ves que tienes que hacer algo. Lo cierras y allí se queda como recordatorio
de que ese email está esperando tu acción. En el mejor de los casos lo vuelves
a poner como no leído para recordarte que tienes una tarea pendiente.
No me
cansaré de ver esta forma de trabajar tan poco productiva. Viene de la falta de un sistema claro de organización
personal y denota ese temor a perder el control o a no acordarse de que se tiene
que hacer algo con ese mensaje. A lo que conduce esa práctica es a acumular
correos en tu bandeja de entrada; algunos leídos, otros sin leer, otros que no sabes muy
bien si los has leído o no porque no confías lo suficiente en tu sistema arcaico
de volverlos a poner en negrita…
El ver
en cada momento la bandeja de entrada llena con todos esos correos no hace más
que aumentar tu estado de ansiedad ante lo que tienes que hacer. El desorden acumulado no hará otra cosa que generar sensación de
descontrol y provocará una falta de eficiencia que notarás en tu trabajo diario.
Tranquila, no eres la única que trabaja así.
La bandeja de entrada debe ser el
lugar donde tus email estén de paso hasta que los proceses y los organices de
manera adecuada hasta archivarlos en el sitio adecuado o eliminarlos –en
sistemas de alta productividad la gran mayoría son eliminados tras procesarlos-. No los elimines definitivamente, crea una carpeta de eliminados y mándalos allí. Los podrás consultar si lo necesitas y no interferirán en tu rutina diaria.
Olvida
ya la idea preconcebida de que tu bandeja de entrada es el lugar al que acudir
cuando quieres elegir la siguiente tarea con la que trabajar. No es su función.
Aprende a procesar y organziar tus correos y ganarás salud.
TRABAJAR
CON EL CORREO ELECTRÓNICO PERMANENTEMENTE ABIERTO
A no ser
que por la naturaleza de tu trabajo o porque en ese momento la realización de
tus tareas lo exija, trabajar con el correo electrónico es un error tan
frecuente como inadecuado. Es otro de las hábitos arraigados entre los
trabajadores.
Creemos
que debemos estar conectados continuamente ante la posibilidad que nos llegue
un email tan importante o tan urgente que debas dejarlo todo para ponerte con
él sino tu empresa se va ir a pique o lo que es casi peor, tu jefe te va a
echar una bronca tremenda por no haber atendido a tiempo tus obligaciones.
Primera
lección de productividad: Los mensajes que llegan por correo electrónico son
los menos importantes de todos. Pueden esperar. Si es algo realmente importante
y que requiere tu atención inmediata contactarán contigo en persona o por
teléfono. Seguro.
Si,
también hay personas que pretenden que al enviarte un email lo contestes al
instante. Ese tipo de personas vivirán en una permanente frustración. Nunca van serán complacidas porque contestar a un email no debe ser la
prioridad.
Por todo
esto, solo debes consultar la bandeja de entrada de tu email en contadas
ocasiones a lo largo del día, para procesar y organizar lo correos que te ha
llegado, vaciar tu bandeja de entrada, apagar el correo y continuar con tus
tareas.
Evitarás
las distracciones al no ser constantemente interrumpido por las notificaciones de
un nuevo mensaje y evitarás también la tentación de abrir inmediatamente todos
los correos que te llegan para ver qué es, lo que hace que el aprovechamiento
de tu tiempo sea nefasto, tu productividad personal caiga y tus tareas nunca
sean terminadas a tiempo.
ARCHIVAR
DEMASIADO
Si
tienes decenas de carpetas donde archivas todos y cada uno de tus correos por
nombre, fecha, tema o departamento, tienes que saber que es una absoluta pérdida
de tiempo. Olvida esa forma de organizar tu correo y céntrate en las carpetas
que son absolutamente necesarias que son:
- @cciones siguientes (esta carpeta llega a ser prescindible cuando alcanzas un alto grado de eficiencia pero para comenzar te será útil)
- @Seguimiento o @ la espera. Para temas delegados o emails que requieren una acción o respuesta por parte de otra persona.
- @Soporte o @info. Para correos que sirven de consulta para proyectos o tareas a realizar.
- @lgun día. Para correos que sirven de recordatorio de algo que quieres retomar en el futuro, ya sea un proyecto o una tarea que no forma parte de tu prioridad actual pero que quizá más adelante quieras centrarte.
- @Específica. Puedes tener más carpetas que por la naturaleza de tu trabajo sean específicas para temas concretos y puede ser muy útiles. Yo, por ejemplo, tengo una, llamada @Presupuestos donde van a parar todos los presupuestos que me llegan.
Acostúmbrate
a buscar correos por el buscador del servidor de email y evitarás saturarlo con
decenas de carpetas inservibles y que te harán dudar a la hora de recuperarlos.
No archives por nombre. El mismo gestor de correo te filtrará los email por emisor. Aprovecha las ventajas de las buscadores.
NO
UTILIZAR REGLAS DE CORREO
Las
reglas de correo son una herramienta fantástica que hace que el email trabaje
por ti. Automatizar el procesamiento y organización de tus correos electrónicos
te ayuda a dedicar tu tiempo a leer los correos que realmente necesitan de tu
atención mientras los que no, se archivan adecuadamente como tu les digas.
Por
ejemplo, crea una regla que mande directamente a la basura correos de
notificaciones periódicas de sistemas que llegan cada vez que hay alguna
novedad. Suele ser el caso de trabajadores de empresas que utilizan sistemas
diversos de compras, gestión de incidencias y demás...
Otro ejemplo
de regla muy útil: Cada vez que envío un email a alguien y espero una respuesta
por su parte, ya sea contestando al correo o realizando una tarea -delegación- me pongo en copia oculta. Como tengo la regla de que todos los correos enviados
a mí por mí se envíen directamente a la carpeta de @Seguimiento, no tengo que preocuparme
de poner ese correo que he enviado en esa carpeta, se hace automáticamente. Al
hacerlo así sé que al revisar la carpeta de @Seguimiento voy a tener todos los
correos que tengo delegados para poder revisar el estado en el que están.
También
puedes enviar a la basura directamente los email de tu jefe….pero tu verás las
consecuencias... ;)
El uso
frecuente de reglas de correo te ayudará a dedicar el mínimo tiempo posible a
procesar tu bandeja de entrada. Reducirá tus correos pendientes de leer y hará
que tu trabajo sea más fácil y efectivo.
ABRIR EL
CORREO NADA MAS LLEGAR AL TRABAJO
Es algo
que hemos hecho y hacemos todos en alguna ocasión. Afortunadamente casi he
desterrado este hábito de mí día a día y he conseguido avanzar más en mis tareas.
La
costumbre es sentarte delante de la pantalla, encender el ordenador y abrir el
correo electrónico a ver que sorpresa nos encontramos. Esto hace que los
primeros minutos del día los dediquemos a procesar todo lo que ha ido
surgiendo. Hace que si no tienes un gran dominio de tu productividad, eficiencia
y concentración, te enfrasques en contestar correos, hacer las tareas que
han surgido de ese procesamiento y dispersar tu mente en diferentes temas que
harán que no avances en nada.
Te
propongo que pruebes por una semana no abrir en correo electrónico nada más llegar
al trabajo. A cambio, elige una de las tareas de tu lista de tareas y ponte con
ella. Hasta que no la acabes no consultes el correo.
Hazlo y cuéntame
cómo ha ido.Verás que la sensación de avanzar en tu día es mayor
ya que antes de procesar todo lo que tienes pendiente en tu inbox ya has
terminado una de las cosas que tenías que hacer.
¿Estas
dispuest@ a cambiar tus hábitos?
Un
abrazo.
Carlos.